Factuur Maken als ZZP'er: Alles wat je moet weten

Waarom moet je als ZZP'er factureren?

Als ZZP'er ben je wettelijk verplicht om facturen te sturen aan je zakelijke klanten. Dit is niet alleen een administratieve verplichting: facturen vormen de basis van je boekhouding en zijn essentieel voor je BTW-aangifte bij de Belastingdienst.

Facturen zijn nodig voor:
• BTW-aangifte: Je facturen bepalen hoeveel BTW je moet afdragen. Zonder correcte facturen kun je geen juiste aangifte doen.
• Inkomstenbelasting: Je omzet wordt berekend op basis van je verstuurde facturen. Dit bepaalt hoeveel inkomstenbelasting je betaalt.
• Bewijs van levering: Een factuur dient als bewijs dat je een product hebt geleverd of een dienst hebt verricht.
• Betalingsverzoek: Zonder factuur heeft je klant geen formele reden om te betalen.

Ook als je aan particulieren levert, moet je een factuur uitreiken. Bij verkopen aan consumenten mag dit een vereenvoudigde factuur zijn als het bedrag onder EUR 100 blijft. Voor zakelijke klanten gelden altijd de volledige factuureisen.

Bewaar je facturen minimaal 7 jaar. De Belastingdienst kan je administratie over deze hele periode controleren. Digitale opslag is toegestaan, zolang de facturen niet meer gewijzigd kunnen worden na het versturen.

Verplichte gegevens op een ZZP-factuur

De basisregels voor facturen gelden ook voor ZZP'ers. Maar er zijn een paar aandachtspunten die specifiek voor jou als zelfstandige van belang zijn.

Altijd verplicht op je factuur:
• Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend nummer. Bijvoorbeeld: 2026-001, 2026-002, enzovoort.
• Factuurdatum: De datum waarop je de factuur opmaakt.
• Jouw bedrijfsnaam: De handelsnaam zoals geregistreerd bij de KvK. Dit hoeft niet je eigen naam te zijn.
• Jouw vestigingsadres: Het adres dat bij de KvK staat geregistreerd. Als ZZP'er is dit vaak je thuisadres.
• KvK-nummer: Je 8-cijferige inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel.

• BTW-identificatienummer: Je persoonlijke BTW-nummer in het formaat NL000000000B00. Let op: sinds 2020 bevat dit nummer niet meer je BSN.
• Klantgegevens: De volledige naam (of bedrijfsnaam) en het adres van je klant.
• Omschrijving: Een duidelijke beschrijving van wat je hebt geleverd of welke dienst je hebt verricht.
• Bedrag exclusief BTW: De prijs zonder BTW per product of dienst.
• BTW-tarief en BTW-bedrag: Het toegepaste percentage en het berekende BTW-bedrag.
• Totaalbedrag inclusief BTW: Het eindbedrag dat de klant moet betalen.

Aanbevolen (niet verplicht maar sterk aangeraden):
• IBAN-bankrekeningnummer: Zodat je klant weet waarheen hij moet betalen.
• Betalingstermijn: Bijvoorbeeld 'Betalen binnen 14 dagen na factuurdatum.'
• Betalingskenmerk: Het factuurnummer als referentie bij de betaling.

Een veelgestelde vraag is of je als eenmanszaak je KvK-nummer op de factuur moet zetten. Hoewel het strikt genomen niet op de factuur zelf verplicht is, ben je als eenmanszaak wel verplicht om je KvK-nummer op zakelijke communicatie te vermelden. Het is daarom verstandig om het altijd op je facturen te zetten.

BTW op je factuur: 21%, 9% of vrijgesteld?

Als ZZP'er heb je te maken met verschillende BTW-tarieven. Het tarief dat je in rekening brengt, hangt af van het soort product of dienst dat je levert.

Het standaardtarief van 21% geldt voor de meeste producten en diensten. Als je twijfelt welk tarief je moet toepassen, is 21% meestal het juiste antwoord. Voorbeelden: consultancy, webdesign, verkoop van elektronica, kleding en de meeste andere goederen.

Het verlaagde tarief van 9% geldt voor een beperkte groep producten en diensten. Voorbeelden hiervan zijn:
• Voedingsmiddelen: Eten en drinken (niet in horeca, daar geldt soms 21%)
• Boeken en tijdschriften: Zowel fysiek als digitaal
• Geneesmiddelen: Medicijnen en bepaalde medische hulpmiddelen
• Schilders- en stukadoorswerk: Aan woningen ouder dan 2 jaar
• Logies: Hotels, bed & breakfasts en vakantiewoningen

Vrijgesteld van BTW (0%):
In bepaalde gevallen bereken je helemaal geen BTW. Dit geldt onder andere voor:
• Export buiten de EU (0%-tarief)
• Intracommunautaire leveringen aan bedrijven in andere EU-landen met geldig BTW-nummer
• Bepaalde vrijgestelde diensten zoals medische zorg, onderwijs en financiele dienstverlening
• Ondernemers die onder de Kleineondernemersregeling (KOR) vallen

Vermeld altijd het correcte BTW-tarief op je factuur. Bij producten of diensten met verschillende tarieven splits je de regels per tarief. Twijfel je welk tarief van toepassing is? Raadpleeg dan de website van de Belastingdienst of neem contact op met je boekhouder.

De Kleineondernemersregeling (KOR)

De Kleineondernemersregeling, afgekort KOR, is een populaire regeling onder ZZP'ers met een beperkte omzet. Als je jaaromzet onder EUR 20.000 blijft, kun je je hiervoor aanmelden bij de Belastingdienst.

Wat houdt de KOR in?
Als je onder de KOR valt, ben je vrijgesteld van het berekenen en afdragen van BTW. Concreet betekent dit:
• Je brengt geen BTW in rekening aan je klanten.
• Je hoeft geen BTW-aangifte te doen.
• Je vermeldt geen BTW-nummer op je facturen.
• Je administratie wordt een stuk eenvoudiger.

Wat zet je op de factuur bij de KOR?
Op je factuur vermeld je geen BTW-bedrag en geen BTW-tarief. Het is wel verstandig om een vermelding op te nemen waaruit blijkt waarom er geen BTW is berekend. Gebruik hiervoor de tekst: 'Op grond van de kleineondernemersregeling is geen omzetbelasting in rekening gebracht.'

Let op de nadelen:
• Geen BTW terugvragen: Je kunt geen BTW op je zakelijke inkopen terugvragen. Heb je veel zakelijke kosten, dan kan dit nadelig zijn.
• Drempel van EUR 20.000: Als je boven de drempel komt, moet je je direct bij de Belastingdienst afmelden en alsnog BTW gaan berekenen.
• Minimaal 3 jaar: Je kiest voor minimaal 3 jaar. Tussentijds stoppen is niet mogelijk (tenzij je boven de drempel komt).
• Zakelijke klanten: Sommige zakelijke klanten werken liever met leveranciers die BTW berekenen, omdat zij die BTW kunnen terugvragen.

De KOR is vooral interessant als je voornamelijk aan particulieren levert en weinig zakelijke inkopen doet. Verkoop je via een webshop? Bedenk dan goed of de KOR voordelig is, want je kunt geen BTW terugvragen op je voorraadininkopen.

Factuurnummering: de regels

De Belastingdienst eist dat je factuurnummers opeenvolgend en uniek zijn. Dat klinkt simpel, maar in de praktijk gaat het hier regelmatig mis, vooral als je meerdere opdrachtgevers hebt of je nummering niet goed bijhoudt.

Regels voor factuurnummering:
• Opeenvolgend: Elk nieuw nummer moet hoger zijn dan het vorige. Er mogen geen gaten in je nummering zitten.
• Uniek: Geen twee facturen mogen hetzelfde nummer hebben.
• Herkenbaar: Het nummer moet duidelijk als factuurnummer te identificeren zijn.

Veelgebruikte nummeringssystemen:
• Jaarnummer: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Het voordeel is dat je elk jaar opnieuw begint en direct kunt zien uit welk jaar een factuur stamt.
• Doorlopend: 001, 002, 003, enzovoort. Simpel, maar je verliest het overzicht welke facturen bij welk jaar horen.
• Met prefix: F2026-001 of INV-2026-001. Het prefix 'F' of 'INV' maakt duidelijk dat het om een factuur gaat, niet om een offerte of creditnota.

Veelgemaakte fouten bij nummering:
• Gaten in de reeks: Van 2026-003 naar 2026-005. De Belastingdienst kan vragen waar 2026-004 is gebleven.
• Dubbele nummers: Twee facturen met hetzelfde nummer is niet toegestaan en levert problemen op bij controles.
• Willekeurige nummers: Nummers als 'Factuur-Jan-feb' zijn niet opeenvolgend en dus niet toegestaan.
• Nummering per klant: Gebruik niet voor elke klant een aparte nummering. Je hebt een reeks voor al je facturen.

Begin bij je eerste factuur en tel door. Gebruik eventueel een prefix voor het jaar zodat je een nieuw jaar fris kunt starten. Als je eenmaal een systeem hebt gekozen, houd je daar consequent aan vast.

Veelgemaakte fouten door ZZP'ers

Na het begeleiden van duizenden ondernemers bij hun facturatie, zien we steeds dezelfde fouten terugkomen. Herken je er een paar? Dan is het tijd om je werkwijze aan te passen.

Fout 1: BTW-nummer vergeten
Je BTW-identificatienummer is verplicht op elke factuur (tenzij je onder de KOR valt). Zonder BTW-nummer kan je zakelijke klant geen BTW terugvragen op je factuur. Dit leidt tot klachten en onprofessionele indruk.

Fout 2: Vage omschrijving
Een omschrijving als 'werkzaamheden' of 'dienstverlening' is onvoldoende. De Belastingdienst en je klant moeten kunnen zien wat er precies is geleverd. Schrijf specifiek: 'Ontwikkeling webshop inclusief productpagina's en checkout - periode januari 2026'.

Fout 3: Verkeerd BTW-tarief
Het toepassen van het verkeerde BTW-tarief komt vaker voor dan je denkt. Controleer altijd of het standaardtarief (21%), het verlaagde tarief (9%) of een vrijstelling van toepassing is. Een verkeerd tarief leidt tot naheffingen bij een controle.

Fout 4: Te laat factureren
Stel het versturen van facturen niet uit. Wettelijk moet je een factuur uiterlijk op de 15e van de maand volgend op de levering sturen. Maar voor je cashflow is het beter om direct na levering te factureren. Hoe langer je wacht, hoe langer het duurt voordat je betaald wordt.

Fout 5: Geen back-up van facturen
Je bent verplicht om je facturen 7 jaar te bewaren. Sla ze niet alleen op je laptop op, maar maak ook een back-up in de cloud of op een externe schijf. Een kapotte harde schijf kan je hele administratie vernietigen.

De beste manier om facturen te maken als ZZP'er

Er zijn verschillende manieren om facturen te maken als ZZP'er. De juiste keuze hangt af van je omzet, het aantal klanten en hoe veel tijd je wilt besteden aan administratie.

Optie 1: Handmatig in Word of Excel
De goedkoopste optie, maar ook de meest tijdrovende en foutgevoelige. Je maakt elke factuur handmatig, houdt zelf de nummering bij en berekent de BTW met een rekenmachine of formule. Geschikt voor ZZP'ers met minder dan 5 facturen per maand.

Optie 2: Online facturatietool
Er zijn diverse online tools waarmee je facturen kunt aanmaken. De meeste bieden kant-en-klare templates, automatische nummering en BTW-berekening. Een goede middenweg voor ZZP'ers die regelmatig factureren maar geen webshop hebben.

Optie 3: Geautomatiseerde facturatiesoftware
Verkoop je producten via een webshop of marktplaats? Dan is geautomatiseerde facturatie de slimste keuze. Winkel Factuur genereert automatisch een factuur bij elke bestelling, past het juiste BTW-tarief toe, verstuurt de factuur naar de klant en archiveert alles voor je administratie.

Waarom automatisering de beste keuze is voor webshop-ZZP'ers:
• Geen handmatig werk: Facturen worden aangemaakt zodra een bestelling binnenkomt.
• Altijd correct: BTW-tarieven, factuurnummering en verplichte gegevens worden automatisch ingevuld.
• Tijdwinst: Besteed je tijd aan je producten en klanten, niet aan administratie.
• Koppeling met boekhouding: Facturen worden direct doorgestuurd naar je boekhoudprogramma.

Of je nu net begint of al jaren als ZZP'er werkt: een gestructureerde aanpak van je facturatie bespaart je op de lange termijn veel tijd, geld en stress.