De basisstructuur van een factuur
Een goede factuur heeft een logische structuur die het makkelijk maakt om alle informatie te vinden:
Bovenaan:
- Je bedrijfslogo en naam
- Je adres en contactgegevens
- KvK en BTW-nummer
Rechtsboven:
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Betalingstermijn
Linksonder header:
- Klantgegevens (naam, adres)
- Eventueel klant BTW-nummer
Midden:
- Productregels met beschrijving, aantal, prijs
- BTW-specificatie
- Totaalbedrag
Onderaan:
- Betalingsinstructies
- Bankgegevens (IBAN)
Stap 1: Je eigen gegevens
Begin met het invullen van je eigen bedrijfsgegevens. Dit zijn verplichte elementen:
- Bedrijfsnaam: De officiële naam zoals ingeschreven bij de KvK
- Adres: Volledig vestigingsadres
- KvK-nummer: Je 8-cijferige KvK-inschrijfnummer
- BTW-identificatienummer: NL + 12 cijfers (bijv. NL123456789B01)
- Contactgegevens: Telefoon en/of e-mail (optioneel maar handig)
Stap 2: Klantgegevens
Vul de gegevens van je klant correct in:
- Particuliere klant: Naam en adres
- Zakelijke klant: Bedrijfsnaam, adres en bij EU-verkoop ook BTW-nummer
Let op: gebruik exact de gegevens zoals de klant ze heeft opgegeven. Fouten in klantgegevens kunnen leiden tot problemen bij BTW-controles.
Stap 3: Factuurdetails
- Factuurnummer: Kies een systeem en houd je eraan (bijv. 2025-001)
- Factuurdatum: De datum van vandaag
- Leverdatum: Wanneer is het product/dienst geleverd?
- Betalingstermijn: Standaard 14 of 30 dagen
- Referentie: Optioneel, voor ordernummer of projectcode
Stap 4: Productregels
Het hart van je factuur: wat heb je geleverd?
Elke regel bevat:
- Omschrijving: Duidelijke beschrijving van het product/dienst
- Aantal: Hoeveel eenheden (stuks, uren, dagen, etc.)
- Prijs per eenheid: Ex BTW
- Totaal: Aantal × prijs
Voorbeeld:
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Totaal |
|--------------|--------|-------|--------|
| Website ontwikkeling | 20 uur | €75,00 | €1.500,00 |
| Hosting pakket | 1 jaar | €120,00 | €120,00 |
Stap 5: BTW berekenen
Nu moet je de BTW berekenen. In Nederland zijn de tarieven:
- 21% - Standaardtarief (meeste producten/diensten)
- 9% - Verlaagd tarief (voedsel, boeken, geneesmiddelen)
- 0% - Export of intracommunautair
Voorbeeld berekening (21% BTW):
- Subtotaal: €1.620,00
- BTW 21%: €340,20
- Totaal: €1.960,20
Als je producten met verschillende tarieven hebt, splits ze per BTW-tarief.
Stap 6: Betalingsinformatie
Maak het je klant makkelijk om te betalen:
- Bankrekening: IBAN (bijv. NL91 ABNA 0417 1643 00)
- Tenaamstelling: Op naam van je bedrijf
- Betalingskenmerk: Factuurnummer of klantnummer
- Betalingstermijn: 'Betalen binnen 14 dagen'
Optioneel kun je ook iDEAL of PayPal links toevoegen voor directe betaling.
Veelgemaakte fouten
- BTW-nummer vergeten: Verplicht op elke factuur
- Onduidelijke omschrijving: 'Werkzaamheden' is te vaag
- Fouten in bedragen: Controleer je berekeningen
- Geen betalingstermijn: Maak duidelijk wanneer je betaling verwacht
- Vergeten te versturen: Een factuur in de la helpt niet