Waarom mag je een factuur niet zomaar wijzigen?
Veel ondernemers denken dat ze een fout op een factuur kunnen herstellen door deze simpelweg te wijzigen en opnieuw te versturen. Dit is echter niet toegestaan volgens de Nederlandse belastingwetgeving.
Een factuur is een officieel belastingdocument. Zodra deze is verstuurd, moet het origineel bewaard blijven voor de administratie – fouten en al. Het wijzigen van facturen kan worden gezien als fraude en kan leiden tot ernstige boetes.
Gelukkig zijn er legale manieren om fouten te herstellen: creditnota's en aanvullende facturen.
Optie 1: Creditnota maken
De meest gebruikte methode om fouten te corrigeren is een creditnota (ook wel creditfactuur genoemd). Zo werkt het:
Stap 1: Maak een creditnota aan die de oorspronkelijke factuur volledig of gedeeltelijk 'terugdraait'
Stap 2: Verwijs op de creditnota naar het originele factuurnummer
Stap 3: Vermeld de reden van de creditering
Stap 4: Maak eventueel een nieuwe, correcte factuur aan
Voorbeeld:
• Originele factuur: €100 inclusief 21% BTW
• Creditnota: -€100 inclusief 21% BTW (verwijzing naar origineel)
• Nieuwe factuur: €100 inclusief 9% BTW (correcte tarief)
Met Winkel Factuur kun je creditnota's met één klik aanmaken vanuit de oorspronkelijke factuur.
Optie 2: Aanvullende factuur
Bij kleine aanpassingen (bijvoorbeeld een te laag gefactureerd bedrag) kun je ook een aanvullende factuur maken:
• Verwijs naar de oorspronkelijke factuur
• Factureer alleen het verschil
• Documenteer de reden van de aanvulling
Deze methode is geschikt wanneer je bijvoorbeeld een product bent vergeten of een korting te veel hebt gegeven.
Veelvoorkomende fouten en hoe te voorkomen
De beste oplossing is natuurlijk fouten voorkomen. Dit zijn de meest voorkomende fouten:
• Verkeerd BTW-tarief: Controleer altijd of 21%, 9% of 0% van toepassing is
• Typfouten in bedragen: Dubbelcheck alle getallen
• Verkeerde klantgegevens: Let op naam en adres
• Ontbrekend factuurnummer: Elke factuur moet een uniek nummer hebben
• Datum verkeerd: Gebruik altijd de correcte factuurdatum
Met automatische facturatie via Winkel Factuur voorkom je de meeste fouten. De software haalt ordergegevens direct uit bol.com, past automatisch het juiste BTW-tarief toe en genereert unieke factuurnummers.
Creditnota's met Winkel Factuur
Moet je een fout corrigeren? Met Winkel Factuur is dat heel eenvoudig:
1. Open de oorspronkelijke factuur in je dashboard
2. Klik op 'Creditnota aanmaken'
3. Pas eventueel het bedrag aan (volledig of gedeeltelijk)
4. De creditnota wordt automatisch opgemaakt en gearchiveerd
De software zorgt ervoor dat de creditnota aan alle wettelijke eisen voldoet en correct wordt verwerkt in je BTW-overzicht.