Amazon factuur maken voor je bestellingen: de complete gids voor verkopers

Maakt Amazon zelf een factuur aan?

Het hangt ervan af. Amazon biedt de VAT Calculation Service (VCS) aan: heb je die geactiveerd en je btw-registraties ingevuld, dan genereert Amazon automatisch btw-facturen voor je bestellingen en stelt die beschikbaar aan de klant.

Heb je VCS niet geactiveerd, dan maakt Amazon geen complete btw-factuur aan. Je krijgt wél een besteloverzicht, maar dat is geen geldige factuur. In dat geval ben je als verkoper zelf verantwoordelijk om een correcte btw-factuur op te stellen en te leveren — zeker bij Amazon Business-klanten, die standaard een factuur verwachten.

Daarnaast ontvang je van Amazon facturen voor verkoopkosten en commissies; let op dat die vaak vanuit Luxemburg met verlegde btw worden gefactureerd. Hoe je die verwerkt, lees je in onze gids over de verleggingsregeling btw.

Kort gezegd: óf je laat Amazon factureren via VCS, óf je maakt de verkoopfacturen zelf — maar leveren moet.

Een Amazon-factuur opstellen: de verplichte gegevens

Maak je de factuur zelf, dan stel je die op uit de bestelgegevens in Seller Central. Een geldige btw-factuur bevat:

• Je bedrijfsnaam, adres en de gegevens van de klant
• Je btw-nummer (en KvK-nummer)
• Een uniek, opvolgend factuurnummer en de factuurdatum
• Een omschrijving van de producten en het aantal
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en btw-bedrag, en het totaalbedrag

Het juiste btw-tarief hangt af van het land van de klant en je verkoopmodel. Verkoop je naar consumenten in andere EU-landen, dan speelt de OSS-regeling mee. Bij FBA met voorraad in het buitenland kan lokale btw-registratie nodig zijn — zie Amazon Seller btw in EU-landen.

Gebruik onze checklist met verplichte factuurgegevens zodat je niets vergeet.

Amazon-facturen downloaden en opvragen

Heb je VCS actief, dan vind je de gegenereerde facturen in Seller Central onder de bestelling of in de belasting-/factuurrapporten, en kunnen klanten ze zelf downloaden in hun account.

Vraagt een klant een factuur op die je nog niet hebt geleverd, dan maak je die alsnog op basis van de bestelgegevens. Bewaar elke uitgereikte factuur: de bewaarplicht is zeven jaar.

Veelgemaakte fouten bij Amazon-facturen

De fouten die we het vaakst zien bij Amazon-verkopers:

• Geen btw-factuur leveren aan Amazon Business-klanten, terwijl dat verplicht is.
• Het besteloverzicht aanzien voor een factuur — dat is het niet.
• Verkeerd btw-tarief toepassen bij verkopen naar andere EU-landen.
• Verlegde btw op Amazon-kostenfacturen niet correct aangeven.
• Factuurnummers met gaten of facturen die niet bewaard worden.

Allemaal te voorkomen met een systeem dat bestelgegevens automatisch ophaalt, het juiste btw-tarief per land toepast, netjes nummert en alles archiveert.

Amazon-facturatie automatiseren met Winkel Factuur

Zelf voor elke Amazon-bestelling een factuur opstellen kost tijd en is foutgevoelig. Winkel Factuur automatiseert het volledig:

• Automatische btw-facturen: voor elke Amazon-bestelling wordt direct een correcte factuur in jouw huisstijl aangemaakt en naar de klant gestuurd.
• Correcte btw per land: het juiste tarief en de OSS-/verleggingsregels worden automatisch toegepast.
• Bestellingen opgehaald: je Amazon-orders en -kosten komen automatisch binnen, ook voor je btw-aangifte.
• Veilig archief: alle facturen zeven jaar bewaard en doorzoekbaar.
• Boekhoudkoppelingen: directe koppeling met Exact Online, AFAS, Twinfield en Snelstart.

Of je nu via Seller Central of FBA verkoopt: je facturatie draait volledig op de achtergrond. Wil je vooral het versturen automatiseren? Lees dan ook Amazon Seller facturen automatisch versturen.