Bol.com facturen opvragen en downloaden: de complete gids voor verkopers

Welke bol.com facturen zijn er eigenlijk?

Voordat je een factuur opvraagt, is het belangrijk om te weten dat er op bol.com twee totaal verschillende soorten facturen bestaan:

• De commissiefactuur van bol aan jou: deze ontvang je als verkoper voor verkoopcommissie, verzendkosten en je verkoopaccount. Dit is een kostenfactuur voor jouw boekhouding.
• De verkoopfactuur van jou aan je klant: dit is de btw-factuur voor de bestelling zelf. Bol maakt deze niet automatisch — als verkoper ben jij verplicht om die uit te reiken.

Veel verkopers raken hier in de war: ze zoeken in het Partnerplatform naar 'de factuur van de bestelling', terwijl die er niet kant-en-klaar staat. Wat je wél vindt zijn de bestelgegevens en de commissiefactuur. De verkoopfactuur voor je klant moet je zelf opstellen op basis van de besteldata.

Daarom draait het opvragen van bol-facturen om twee dingen: je eigen kostenfacturen downloaden voor de boekhouding, én verkoopfacturen aanmaken en leveren aan je klanten.

Je eigen bol-facturen opvragen en downloaden

Je commissie- en kostenfacturen van bol vind je in het Bol Partnerplatform. Log in en ga naar het onderdeel Financiën (of 'Facturen en overzichten'). Daar staan je periodieke facturen voor commissie en kosten klaar als pdf om te downloaden.

De bijbehorende verkoopdata — welke producten zijn verkocht, tegen welk bedrag en met welk btw-tarief — haal je uit het overzicht Bestellingen of, voor grotere volumes, via de Bol Retailer API. Deze data heb je nodig om je btw-aangifte te doen en om verkoopfacturen op te stellen.

Let op: bol-kostenfacturen bevatten in sommige gevallen verlegde btw of een buitenlands btw-nummer. Controleer dit goed, want het bepaalt hoe je de kosten in je btw-aangifte verwerkt. Lees meer in onze gids over de verleggingsregeling btw.

Een btw-factuur voor je klant opstellen en versturen

Wanneer een klant een factuur opvraagt — bij een zakelijke aankoop ben je daartoe wettelijk verplicht — moet je een geldige btw-factuur uitreiken. Die bevat minimaal:

• Je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer en KvK-nummer
• De gegevens van de klant
• Een uniek, opvolgend factuurnummer en de factuurdatum
• Een omschrijving van de producten en het aantal
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en btw-bedrag, en het totaalbedrag

Je kunt zo'n factuur handmatig opstellen op basis van de bestelgegevens, maar dat is foutgevoelig en tijdrovend bij meerdere bestellingen per dag. Bekijk onze complete uitleg over het aanmaken van een bol-factuur en de verplichte factuurgegevens.

Sommige consumenten vragen om een 'factuur zonder btw'. Dat kan alleen als je onder een specifieke regeling valt; in de meeste gevallen reken je gewoon btw en vermeld je die apart op de factuur.

Facturen bekijken, betalen en bewaren

Naast opvragen en downloaden wil je je facturen kunnen bekijken en terugvinden. In het Partnerplatform zie je je kostenfacturen per periode; je verkoopfacturen bewaar je in je eigen facturatiesysteem of boekhouding.

De betaling van bol-kostenfacturen verloopt meestal via verrekening met je uitbetalingen: bol houdt commissie en kosten in op je omzet. Controleer de financiële overzichten zodat je weet welke bedragen verrekend zijn.

Vergeet de bewaarplicht niet: alle facturen — zowel je inkomende bol-kostenfacturen als je uitgaande verkoopfacturen — moet je minimaal zeven jaar bewaren. Digitaal archiveren mag, mits de facturen onveranderbaar en leesbaar blijven. Meer hierover lees je in bol-facturen digitaal opslaan en archiveren.

Veelgemaakte fouten bij bol-facturen

De meest voorkomende fouten die we bij verkopers zien:

• De commissiefactuur verwarren met de verkoopfactuur en daardoor geen btw-factuur aan de klant uitreiken.
• Verlegde of buitenlandse btw op bol-kostenfacturen verkeerd of niet aangeven in de btw-aangifte.
• Factuurnummers met gaten of niet-opvolgende nummering, wat niet is toegestaan.
• Facturen niet bewaren of alleen in je mailbox laten staan in plaats van een vast archief.
• Handmatig overtikken van bestelgegevens, met typefouten en verkeerde btw-bedragen tot gevolg.

Stuk voor stuk te voorkomen met een systeem dat bestelgegevens automatisch ophaalt, de juiste btw toepast en facturen netjes nummert en archiveert.

Bol-facturen automatiseren met Winkel Factuur

Het handmatig opvragen, opstellen en archiveren van bol-facturen kost tijd en gaat ten koste van je marge. Winkel Factuur is gebouwd voor bol.com-verkopers die hier nooit meer aan willen denken:

• Automatische verkoopfacturen: voor elke bol-bestelling wordt direct een complete btw-factuur in jouw huisstijl aangemaakt en naar de klant gestuurd.
• Bol-kosten en verkoopdata opgehaald: commissiefacturen en omzet worden automatisch ingelezen, ook voor je btw-aangifte.
• Correcte btw en verlegging: het juiste btw-tarief per situatie, inclusief verlegde btw, wordt automatisch toegepast.
• Veilig archief: alle facturen worden volgens de zevenjaarsbewaarplicht bewaard en zijn altijd terug te vinden.
• Boekhoudkoppelingen: directe koppeling met Exact Online, AFAS, Twinfield en Snelstart.

Zo verandert het opvragen en downloaden van bol-facturen van een wekelijkse klus in een proces dat volledig op de achtergrond draait.