Waarom het besteloverzicht geen factuur is
De klant heeft van bol een bestelbevestiging en een overzicht van de betaling. Daarop staat bol als betaalpartij en jij als verkoper, maar er staat geen btw-nummer van jou op, geen doorlopend factuurnummer uit jouw administratie en meestal geen btw-specificatie per tarief. Voor een consument volstaat dat; voor een ondernemer die de btw wil terugvragen niet. Wat er wettelijk op moet, staat in de checklist verplichte factuurgegevens.
Daarom bestaat de knop. Bol geeft de klant de mogelijkheid om bij de verkoper een echte factuur op te vragen, en stuurt jou dat verzoek door. Vanaf dat moment ligt de verplichting bij jou, en de klant verwacht een antwoord binnen een paar dagen.
Stap 1: bepaal wie de klant is
De aanvraag bevat de klantgegevens en soms een btw-nummer. Daaruit volgen drie situaties. Een Nederlandse ondernemer krijgt een gewone factuur met Nederlandse btw; hij vraagt die btw zelf terug. Een ondernemer in een ander EU-land met een geldig btw-nummer krijgt een factuur zonder btw met de vermelding 'btw verlegd' en beide btw-nummers — de details staan in de uitleg over de verleggingsregeling. Een particulier die toevallig op de knop drukt, krijgt gewoon een factuur met btw; die mag hij altijd hebben.
Controleer een buitenlands btw-nummer in VIES voordat je verlegt. Een ongeldig nummer betekent dat je alsnog btw had moeten rekenen, en dat verschil komt bij een controle voor jouw rekening.
Stap 2: de factuur maken — uit jouw administratie
De factuur moet uit jouw facturatie komen, met een nummer dat in je doorlopende reeks past. Dat is het punt waar het bij handmatig werken misgaat: de bestelling is drie weken oud, er zijn sindsdien tientallen andere facturen gemaakt en er is geen nummer meer vrij dat chronologisch klopt. Een factuur met de datum van vandaag en het bedrag van toen is toegestaan, maar de factuurdatum moet wel de datum zijn waarop je hem uitreikt.
De bedragen komen uit de bestelling: verkoopprijs inclusief btw, opgesplitst per tarief. Verzendkosten volgen het tarief van het product. De commissie van bol staat niet op de klantfactuur; die is een kostenpost tussen jou en bol en hoort in je eigen boekhouding, niet op de factuur van de klant.
Elke bol-bestelling gefactureerd vóór iemand erom vraagt
Winkel Factuur maakt per bol-bestelling een btw-factuur met doorlopend nummer, verwerkt btw-nummers en verlegging automatisch en levert de factuur direct aan de klant.
Stap 3: leveren en bewaren
Stuur de factuur als pdf naar de klant via het bol-berichtenverkeer of rechtstreeks als je een e-mailadres hebt. Bewaar hem zeven jaar in je eigen administratie, met het bol-ordernummer als referentie zodat je hem later kunt terugvinden. Zakelijke klanten die via Peppol willen ontvangen, kun je dezelfde factuur als UBL sturen; hoe dat werkt staat in Peppol-factuur versturen.
Komt de bestelling later retour, dan maak je een creditnota die naar deze factuur verwijst. Ook dat gaat alleen goed als de oorspronkelijke factuur in je systeem staat en niet alleen als losse pdf in een mailbox.
De aanpak die de vraag overbodig maakt
Verkopers met meer dan een handvol bol-bestellingen per week factureren elke bestelling direct, ongeacht of de klant erom vraagt. De factuur bestaat dan al met een correct nummer en de juiste btw op het moment dat de aanvraag binnenkomt; je hoeft hem alleen te versturen. Retouren worden automatisch creditnota's, de nummering loopt door, en de OSS-aangifte voor Belgische en Duitse bol-klanten volgt uit dezelfde facturen.
Winkel Factuur doet precies dat voor bol, Amazon, Shopify en WooCommerce samen. Koppel je bol-account, en de facturen van vandaag staan er morgen — inclusief die van de zakelijke klant die volgende week op 'factuur opvragen' klikt. Meer over die werkwijze staat in automatische facturatie voor bol.com.