Btw-margeregeling voor tweedehands producten in je webshop: zo werkt het

Wat is de margeregeling btw?

Bij de normale btw-regeling reken je btw over de volledige verkoopprijs en trek je de btw die je bij inkoop hebt betaald daar weer van af. Maar wat als je geen btw bij inkoop hebt betaald, bijvoorbeeld omdat je een vintage jas, een gebruikte fiets of een occasion van een particulier koopt? Die particulier brengt geen btw in rekening, dus jij kunt ook niets terugvragen. Zou je dan over de volle verkoopprijs btw moeten afdragen, dan betaal je belasting over een bedrag waarover de overheid eerder al btw heeft geïnd toen het product nieuw was gekocht.

Om die dubbele belasting te voorkomen bestaat de margeregeling btw. Bij deze regeling betaal je alleen btw over je winstmarge — het verschil tussen je verkoopprijs en je inkoopprijs — in plaats van over de hele verkoopprijs. Koop je een tafel in voor €100 en verkoop je hem voor €200, dan reken je de btw alleen over die €100 marge.

De margeregeling is in het leven geroepen voor de handel in tweedehands goederen, kunst, antiek en verzamelobjecten. Voor een webshop die zich richt op pre-loved producten is het vaak de financieel slimste manier van factureren, mits je de regels en administratie correct toepast.

Wanneer mag je de margeregeling toepassen?

De margeregeling geldt niet automatisch voor alles wat je verkoopt. Je mag de regeling toepassen als je een wederverkoper bent van zogenoemde margegoederen die je hebt ingekocht zonder dat je btw kon aftrekken. De meest voorkomende situaties voor een webshop zijn:

• Inkoop bij een particulier die geen btw rekent (bijvoorbeeld tweedehands kleding, meubels of elektronica).
• Inkoop bij een andere margehandelaar die zelf ook de margeregeling toepaste.
• Inkoop bij een ondernemer die geen btw mocht aftrekken, zoals een vrijgestelde ondernemer of iemand onder de kleineondernemersregeling.
• Inkoop van kunst, antiek of verzamelobjecten waarvoor specifieke voorwaarden gelden.

Belangrijk: de margeregeling geldt alleen voor gebruikte goederen, niet voor nieuwe producten. Verkoop je naast tweedehands ook nieuwe artikelen waarover je wel btw hebt afgetrokken, dan vallen die onder de normale btw-regeling. Voor btw margeregeling auto-handel (occasions) gelden bovendien eigen aandachtspunten rond inkoop en kentekenadministratie.

Twijfel je of een specifiek product onder de regeling valt? De voorwaarden en eventuele drempelbedragen kunnen wijzigen — controleer dit altijd bij de Belastingdienst of je boekhouder. Verkoop je juist helemaal zonder btw vanwege je omzet, lees dan onze gids over de KOR-regeling.

Btw over de winstmarge berekenen (met voorbeeld)

De kern van de regeling: je berekent de btw niet over de verkoopprijs, maar over je marge. En let op — de verkoopprijs die je van de klant ontvangt is inclusief btw. Je moet de btw er dus uit rekenen.

Stel je verkoopt een tweedehands designstoel die je voor €100 hebt ingekocht voor €242 aan een klant. Bij het algemene tarief van 21% gaat de btw margeregeling berekenen zo:

• Verkoopprijs: €242
• Inkoopprijs: €100
• Brutomarge (incl. btw): €242 − €100 = €142
• Btw over de marge: €142 × 21 / 121 = €24,64
• Af te dragen btw: €24,64

Vergelijk dat met de normale regeling, waarbij je over de hele €242 btw zou moeten afdragen (€42,00). De margeregeling scheelt je in dit btw margeregeling voorbeeld dus bijna €17,40 aan af te dragen btw. Verkoop je met verlies, dan is de marge negatief en draag je over die transactie geen btw af — maar in de standaard margeregeling mag je een negatieve marge niet aftrekken van een positieve. Daarvoor gebruik je de globalisatieregeling, die we hierna behandelen.

Het btw-tarief volgt het product zelf: meestal 21%, maar voor bepaalde kunstvoorwerpen kan een ander tarief gelden. Reken je liever niet met de hand? Gebruik de btw-calculator om de btw over je marge in één klik uit te rekenen.

Hoe ziet een marge-factuur eruit?

Een marge-factuur wijkt op één belangrijk punt af van een gewone factuur: je vermeldt geen btw apart. De klant betaalt één bedrag inclusief btw, zonder dat het btw-bedrag op de factuur staat. Dat is logisch, want je klant — vaak een particulier — kan deze btw toch niet terugvragen.

Wat moet er wél op de marge-factuur staan? Naast je gebruikelijke verplichte factuurgegevens voeg je een duidelijke vermelding toe dat de margeregeling is toegepast. De gangbare teksten zijn:

• 'margeregeling', of
• 'bijzondere regeling - gebruikte goederen' (de formulering uit de Europese btw-richtlijn).

Voor de btw margeregeling vermelding op factuur geldt: zet er nooit een los btw-percentage of btw-bedrag bij, want dan zou je klant onterecht btw kunnen aftrekken en raak je de bescherming van de regeling kwijt. Verkoop je in één order zowel margegoederen als nieuwe producten met normale btw? Splits die dan op aparte regels of facturen, zodat de margeregeling-tekst alleen bij de juiste producten staat.

Globalisatieregeling: marges salderen per tijdvak

Voor veel tweedehands webshops is het lastig om per individueel product een exacte marge bij te houden. Denk aan een handelaar in vintage kleding die partijen tegelijk inkoopt, of aan iemand die niet altijd precies weet wat hij voor één losse vondst heeft betaald. Voor die situaties bestaat de globalisatieregeling.

Bij de globalisatieregeling bereken je de btw niet per product, maar per btw-tarief over een heel tijdvak (bijvoorbeeld per kwartaal). Je telt al je margegoed-inkopen op, telt al je margegoed-verkopen op, en berekent de btw over het totale verschil. Het grote voordeel: een negatieve marge in een periode mag je wél verrekenen met positieve marges, en zelfs doorschuiven naar een volgend tijdvak. Verkoop je iets met verlies, dan gaat dat verlies niet verloren.

Voor sommige goederensoorten — zoals goederen die je vaak met wisselend resultaat in- en verkoopt — is de globalisatieregeling verplicht; voor andere is ze optioneel. De regeling vraagt wel om een nauwkeurige administratie van al je in- en verkopen per tarief. Welke variant voor jou het gunstigst is, hangt af van je assortiment en marges. Laat dit bij twijfel toetsen door je boekhouder, en houd je winstmarges per kanaal goed in beeld.

Administratie: dit moet je vastleggen

De margeregeling staat of valt met je administratie. De Belastingdienst wil bij controle kunnen zien dat je de regeling terecht toepast en dat je marges kloppen. Zorg daarom dat je het volgende vastlegt:

• Een inkoopverklaring of inkoopbon per margegoed, met de naam en het adres van de particulier of leverancier en de inkoopprijs.
• De inkoopprijs en verkoopprijs van elk product (bij de individuele margeregeling) of de totalen per tarief (bij de globalisatieregeling).
• Een duidelijke scheiding tussen margegoederen en goederen onder de normale btw-regeling.
• Kopieën van je marge-facturen met de vereiste regeling-tekst.

Net als alle andere administratie val je onder de bewaarplicht van 7 jaar. Een goede tweedehands webshop houdt inkoop en verkoop systematisch bij, niet in losse aantekeningen. Software die inkoopprijzen aan verkooporders koppelt, maakt het berekenen van je marge en het opstellen van de aangifte een stuk eenvoudiger — en voorkomt dat je bij een controle moet puzzelen met bonnetjes. Lees ook hoe de verleggingsregeling en btw in het algemeen werken, zodat je elke btw-situatie in je webshop herkent.

Veelgemaakte fouten met de margeregeling

De margeregeling is voordelig, maar ook foutgevoelig. Voorkom deze veelgemaakte missers:

• Btw apart op de marge-factuur zetten: dit mag niet en kost je de bescherming van de regeling.
• De margeregeling toepassen op nieuwe producten of op goederen waarover je wél btw hebt afgetrokken.
• Negatieve marge willen aftrekken bij de individuele regeling: dat kan alleen via de globalisatieregeling.
• Geen of een onvolledige inkoopverklaring bewaren, waardoor je bij controle de inkoopprijs niet kunt aantonen.
• Margegoederen en normale btw-goederen door elkaar boeken, waardoor je aangifte niet meer klopt.

Elk van deze fouten is te voorkomen met een systeem dat margegoederen apart behandelt, automatisch de juiste factuurtekst plaatst en je inkoop- en verkoopprijzen aan elkaar koppelt. Precies dat soort regelwerk doet facturatiesoftware betrouwbaarder dan een spreadsheet.

Margegoederen foutloos factureren met Winkel Factuur

De margeregeling correct toepassen bij elke verkoop, over al je verkoopkanalen, met de hand is bewerkelijk en risicovol. Winkel Factuur is gemaakt voor webshop- en marketplace-verkopers die op elke factuur de juiste btw-behandeling willen, zonder erover na te denken:

• Automatische facturatie: voor elke order op bol.com, Amazon, Shopify en WooCommerce wordt direct een correcte factuur aangemaakt.
• Juiste btw- en margelogica: margegoederen krijgen de vereiste 'margeregeling'-vermelding zonder aparte btw-regel, terwijl normale verkopen het juiste btw-tarief en de correcte VIES-controle krijgen.
• Facturen in je eigen huisstijl over al je marketplaces, meertalig en professioneel.
• Winst- en btw-dashboard: houd je marges en af te dragen btw per kanaal in beeld, ideaal voor de margeregeling.
• Reviewverzoeken, koopblok- en voorraadalerts en boekhoudkoppelingen met Exact Online, AFAS, Twinfield en Snelstart, zodat je btw-data zonder overtypen in je boekhouding belandt.

In plaats van bij elke verkoop de btw-richtlijn na te lopen, laat je het platform de regels toepassen en blijf jij verkopen.