Proforma Factuur Maken: Betekenis, Voorbeeld en Stappen

Wat is een proforma factuur? (betekenis)

Een proforma factuur is een voorlopig document dat eruitziet als een gewone factuur, maar een andere juridische status heeft. De term komt uit het Latijn — pro forma betekent letterlijk 'voor de vorm'. Het document informeert je klant of de douane vooraf over wat je levert, in welke hoeveelheid en tegen welke prijs, zonder dat er een betalingsverplichting ontstaat.

Het belangrijkste verschil met een echte factuur: een proforma factuur is geen btw-factuur. Er ontstaat geen vordering en de ontvanger mag de btw die erop staat niet aftrekken in zijn aangifte. Het is in feite een formele prijsopgave of een aankondiging van wat je gaat factureren.

Daarom telt een proforma factuur ook niet mee in je officiële factuurnummering. Je verstuurt hem zonder hem in je verkoopadministratie op te nemen. Pas wanneer de daadwerkelijke levering of betaling plaatsvindt, maak je een definitieve factuur aan met een uniek, opeenvolgend factuurnummer. Wil je weten hoe zo'n definitieve factuur er precies uit moet zien? Lees dan onze complete gids over facturen maken.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Een proforma factuur is in een aantal specifieke situaties handig of zelfs noodzakelijk. De meest voorkomende toepassingen voor ondernemers en webshops zijn:

• Vooruitbetaling: Wil je dat de klant eerst betaalt voordat je levert? Dan stuur je een proforma factuur met het te betalen bedrag en je betaalgegevens. Na ontvangst van de betaling volgt de echte factuur.
• Offerte of prijsopgave: Een proforma factuur geeft de klant een gedetailleerd, factuurachtig overzicht van de verwachte kosten, inclusief een btw-indicatie.
• Internationale zendingen en douane: Bij export buiten de EU vraagt de douane om een factuur die de inhoud en waarde van het pakket beschrijft. Voor stalen, monsters of niet-verkochte goederen gebruik je hiervoor een proforma factuur.
• Goedkeuring binnen een organisatie: Grote klanten willen soms eerst intern akkoord op het bedrag voordat ze een opdracht definitief maken.

In al deze gevallen geldt: de proforma factuur is informatief. Hij wekt de verwachting van een transactie, maar legt nog geen fiscale of boekhoudkundige feiten vast. De Belastingdienst beschouwt het document dan ook niet als een geldige factuur voor de btw.

Proforma factuur vs. echte factuur: het verschil

Het onderscheid tussen een proforma factuur en een definitieve factuur is cruciaal voor je administratie. De documenten lijken op elkaar, maar verschillen op de punten die fiscaal het meest tellen:

• Juridische status: Een echte factuur is een officieel btw-document; een proforma factuur is dat niet.
• Betalingsverplichting: Een echte factuur creëert een vordering; een proforma factuur niet.
• Btw-aftrek: Alleen op een echte factuur mag de ontvanger de btw terugvragen — op een proforma factuur nooit.
• Factuurnummer: Een echte factuur krijgt een uniek opeenvolgend nummer in je administratie; een proforma factuur valt hierbuiten.
• Boekhouding: Een echte factuur boek je in; een proforma factuur niet.

Verwar een proforma factuur ook niet met een gewone rekening of factuur. Een rekening en een factuur zijn in de praktijk hetzelfde officiële document, terwijl een proforma factuur juist nadrukkelijk géén officiële status heeft. Het woord 'proforma' bovenaan het document is daarom geen overbodige formaliteit, maar bepaalt hoe iedereen — klant, boekhouder en Belastingdienst — het stuk behandelt.

Proforma factuur maken: stap voor stap

Een proforma factuur maken lijkt sterk op het opstellen van een gewone factuur, met enkele belangrijke aanpassingen. Volg deze stappen om er zeker van te zijn dat je document duidelijk en correct is.

Stap 1: Zet 'Proforma factuur' bovenaan
Vermeld het woord proforma prominent in de titel. Dit voorkomt verwarring en zorgt dat niemand het document per ongeluk inboekt of betaalt als definitieve factuur.

Stap 2: Vermeld je bedrijfsgegevens
Zet je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer op het document, net als bij een gewone factuur.

Stap 3: Voeg de klantgegevens toe
Vermeld de naam en het adres van je klant. Bij internationale zendingen ook het land en eventueel het EORI- of btw-nummer.

Stap 4: Omschrijf goederen of diensten
Beschrijf duidelijk wat je levert: aantal, omschrijving, prijs per stuk en het btw-percentage ter informatie. Bij export voor de douane vermeld je ook de waarde per artikel.

Stap 5: Toon het totaalbedrag en betaalgegevens
Geef het verwachte totaalbedrag weer en, bij vooruitbetaling, je IBAN. Controleer je rekeningnummer eventueel met onze IBAN-validator om betaalproblemen te voorkomen.

Stap 6: Gebruik een eigen nummering buiten je factuurreeks
Geef de proforma eventueel een eigen kenmerk (bijvoorbeeld PF-2026-001), gescheiden van je officiële opeenvolgende factuurnummers, zodat je administratie kloppend blijft.

Proforma factuur en btw: let goed op

Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Op een proforma factuur mág je een btw-bedrag vermelden ter informatie, maar dit is en blijft een indicatie. Het levert je klant geen recht op btw-aftrek op en jij hoeft deze btw op dat moment ook nog niet af te dragen.

De volgorde is dus altijd: eerst de proforma factuur (informatief), dan de betaling of levering, en vervolgens de definitieve factuur waarop de btw wél geldig in rekening wordt gebracht. Pas op die laatste factuur is de btw voor beide partijen fiscaal relevant.

Twijfel je over het juiste btw-tarief of de behandeling bij grensoverschrijdende verkoop? Lees dan onze uitleg over btw-regels bij facturen naar het buitenland en raadpleeg bij twijfel altijd de Belastingdienst of je boekhouder.

Veelgemaakte fouten met proforma facturen

Een proforma factuur is eenvoudig, maar er sluipen snel fouten in. Voorkom deze veelgemaakte missers:

• Het woord 'proforma' vergeten: Zonder duidelijke vermelding wordt het document verward met een echte factuur.
• De btw alvast aftrekken: Btw op een proforma factuur is nooit aftrekbaar — wacht op de definitieve factuur.
• Geen definitieve factuur nasturen: Na betaling of levering ben je verplicht een echte factuur te maken; de proforma vervangt deze niet.
• Een nummer uit je officiële reeks gebruiken: Dit veroorzaakt gaten of dubbele nummers in je administratie.
• De proforma inboeken: Een proforma hoort niet in je verkoop- of inkoopadministratie thuis.

Elk van deze fouten is makkelijk te vermijden met een systeem dat het onderscheid tussen voorlopige en definitieve documenten automatisch bewaakt. Dat is precies het soort routinewerk dat facturatiesoftware betrouwbaarder doet dan een handmatig sjabloon in Word of Excel.

Automatiseer je facturatie met Winkel Factuur

Of je nu een proforma factuur stuurt voor een vooruitbetaling of na levering een definitieve factuur nodig hebt: handmatig schakelen tussen documenten is foutgevoelig en kost tijd. Winkel Factuur is gebouwd voor verkopers op marktplaatsen en webshops die hun facturatie volledig op de automatische piloot willen zetten:

• Automatische facturatie: Bij elke bestelling op bol.com, Amazon, Shopify of WooCommerce wordt direct een correcte factuur aangemaakt en verstuurd.
• Facturen in je eigen huisstijl: Professionele, meertalige facturen voor al je verkoopkanalen, met je eigen logo.
• Correcte btw- en VIES-logica: Btw-nummers worden gevalideerd en de juiste btw-behandeling (binnenland, OSS, btw verlegd) wordt automatisch toegepast.
• Reviewverzoeken: Stuur na levering automatisch om reviews vragen aan je klanten op bol.com en Amazon.
• Koopblok- en voorraadalerts: Houd je buy-box-positie en voorraad in de gaten met realtime meldingen.
• Winst- & btw-dashboard: Zie in één oogopslag je marges en btw-positie over al je kanalen heen.
• Boekhoudkoppelingen: Alle factuurdata stroomt rechtstreeks door naar Exact Online, AFAS, Twinfield en Snelstart — zonder overtypen.

Zo houd jij je administratie kloppend, terwijl het systeem zorgt dat proforma's en definitieve facturen netjes gescheiden blijven.