Selfbilling factuur: hoe werkt het en wanneer mag het?

Wat is selfbilling? (betekenis)

Normaal gesproken is de verkoper degene die de factuur opstelt en verstuurt. Bij selfbilling (in het Nederlands ook wel 'self billing' of 'self-facturatie' genoemd) draait dit om: de afnemer stelt de factuur op en reikt deze uit namens de leverancier. De leverancier ontvangt dus een factuur voor zijn eigen verkoop, opgesteld door de partij die bij hem inkoopt.

Waarom zou je dit willen? Selfbilling is vooral handig wanneer de afnemer precies weet wat er geleverd is, bijvoorbeeld bij maandelijkse afrekeningen, commissies of teruggekochte goederen. De afnemer beschikt al over alle gegevens (aantallen, prijzen, periodes) en kan zo in één keer een correcte factuur genereren. Dit voorkomt verschillen tussen wat de leverancier factureert en wat de afnemer verwacht.

Een belangrijk misverstand: ook al stelt de afnemer de factuur op, fiscaal blijft het gewoon een factuur van de leverancier. De leverancier is en blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de btw en moet de factuur in zijn eigen omzet en btw-aangifte verwerken. Selfbilling verandert wie de factuur tikt, niet wie de btw is verschuldigd.

Wanneer mag selfbilling worden toegepast?

Selfbilling is in Nederland en de rest van de EU toegestaan, maar alleen onder strikte voorwaarden. De drie kernvoorwaarden zijn:

• Voorafgaande afspraak: Leverancier en afnemer moeten vóórdat de eerste selfbillingfactuur wordt opgesteld schriftelijk afspreken dat de afnemer mag factureren namens de leverancier.
• Aanvaardingsprocedure: Er moet een procedure zijn waarmee elke factuur door de leverancier wordt aanvaard. Dit kan uitdrukkelijk (de leverancier keurt actief goed) of stilzwijgend (geen bezwaar binnen een afgesproken termijn betekent akkoord).
• Volledige factuureisen: De factuur moet aan alle wettelijke verplichte factuurgegevens voldoen, net als een gewone factuur.

Selfbilling kan zowel binnen Nederland als grensoverschrijdend worden toegepast. Bij grensoverschrijdende B2B-leveringen wordt selfbilling vaak gecombineerd met de btw-verlegging, waarbij de afnemer de btw aangeeft. Let op: de regels en eventuele meldingsplichten kunnen per land verschillen. Raadpleeg bij twijfel altijd de Belastingdienst of je boekhouder.

De voorwaarden zijn niet vrijblijvend. Ontbreekt de voorafgaande afspraak of de aanvaardingsprocedure, dan is de selfbillingfactuur formeel niet geldig en kan dit problemen geven bij een btw-controle, zowel voor de leverancier als voor de afnemer.

Welke gegevens moeten op een selfbillingfactuur staan?

Een selfbillingfactuur is fiscaal een volwaardige factuur en moet daarom alle gewone gegevens bevatten, plus één extra vermelding. Een geldige selfbillingfactuur bevat:

• De volledige gegevens van de leverancier (naam, adres) en zijn btw-nummer
• De volledige gegevens van de afnemer en diens btw-nummer
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer en de factuurdatum
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
• De verplichte vermelding 'factuur uitgereikt door afnemer' (in het Engels: 'self-billing')

Die laatste vermelding is wettelijk verplicht en maakt voor iedereen direct duidelijk dat de afnemer de factuur heeft opgesteld. Ontbreekt deze tekst, dan voldoet het document niet aan de eisen. Wordt er ook btw verlegd, dan komt daar nog de vermelding 'btw verlegd' bij, samen met het btw-nummer van de partij die de btw aangeeft.

Omdat de leverancier verantwoordelijk blijft, is het verstandig om de btw-eisen goed te kennen. Zo kun je elke ontvangen selfbillingfactuur snel controleren op juistheid voordat je hem in je administratie verwerkt.

Selfbilling bij marktplaatsen zoals bol.com en Amazon

Voor veel webshop- en marktplaatsverkopers is dit waar ze selfbilling voor het eerst tegenkomen. Grote platforms verwerken enorme aantallen transacties en kiezen daarom regelmatig voor selfbilling: zij stellen de afrekening of commissienota op namens de verkoper of betalen jou uit op basis van een door hen opgesteld document.

In de praktijk zie je dit bij commissieafrekeningen, terugbetalingen, vergoedingen voor retouren en periodieke uitbetalingen. Het platform beschikt immers over alle verkoopdata en kan zo één gebundeld, kloppend document maken. Toch betekent dit niet dat je achterover kunt leunen: jij blijft verantwoordelijk voor de btw die op jouw omzet drukt en voor de juiste verwerking in je aangifte.

De praktische conclusie: behandel een selfbillingfactuur met dezelfde zorg als een factuur die je zelf maakt. Controleer de aantallen, de prijzen en het btw-tarief, en sluit het document aan op je eigen verkoopadministratie. Klopt er iets niet, dan moet je dit binnen de afgesproken aanvaardingstermijn melden bij het platform.

Selfbilling en btw: wie draagt af?

Selfbilling verandert niets aan wie de btw is verschuldigd. Bij een gewone binnenlandse levering blijft de leverancier de btw verschuldigd en moet hij die afdragen, ook al heeft de afnemer de factuur opgesteld. De leverancier neemt de selfbillingfactuur dus op als uitgaande omzet in zijn btw-aangifte.

Bij grensoverschrijdende B2B-leveringen binnen de EU wordt selfbilling vaak gecombineerd met btw-verlegging. De factuur vermeldt dan 'btw verlegd' en de afnemer geeft de btw aan in zijn eigen land. Voor de leverancier betekent dit een levering tegen 0% met de bijbehorende vermeldingen; voor de afnemer een verlegde btw die hij in dezelfde aangifte aangeeft en meestal weer terugvraagt. Lees meer over de praktische kant hiervan in onze gids over de btw-regels voor webshops.

Twee zaken gaan het vaakst mis. Ten eerste: een verkeerd btw-tarief op de selfbillingfactuur. Omdat een ander dan jij de factuur opstelt, kan er onbedoeld 21% staan waar 9% had gemoeten, of andersom. Ten tweede: het niet verwerken van de selfbillingfactuur in de eigen aangifte, met als gevolg een onvolledige aangifte. Controleer daarom elk document en gebruik desnoods een btw-calculator om het tarief en het bedrag na te rekenen.

Selfbilling, e-facturatie en Peppol

Selfbilling en elektronische facturatie gaan steeds vaker hand in hand. Een selfbillingfactuur kan namelijk net zo goed als gestructureerde e-factuur worden verstuurd, bijvoorbeeld via het Europese Peppol-netwerk of in UBL-formaat. Dat maakt het automatisch inlezen en verwerken een stuk eenvoudiger en betrouwbaarder.

Met de aankomende verplichtingen rond e-facturatie in de EU wordt dit nog relevanter. Wie nu al zijn selfbillingdocumenten gestructureerd ontvangt en verwerkt, is straks beter voorbereid. In onze gids over Peppol in Nederland en het artikel over verplichte e-facturatie lees je hoe dit zich ontwikkelt.

Het voordeel van een gestructureerde selfbillingfactuur is dat de gegevens (btw-nummers, tarieven, bedragen, de vermelding 'factuur uitgereikt door afnemer') machineleesbaar zijn. Software kan dan automatisch controleren of het document compleet is en of de btw klopt, zonder dat jij elk pdf-bestand handmatig hoeft na te lopen. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten.

Veelgemaakte fouten bij selfbilling

Ook ervaren ondernemers maken fouten met selfbilling. De meest voorkomende zijn:

• Geen voorafgaande afspraak vastleggen: Zonder schriftelijke overeenkomst is de selfbillingfactuur formeel ongeldig.
• De verplichte vermelding vergeten: Ontbreekt 'factuur uitgereikt door afnemer', dan voldoet het document niet aan de eisen.
• De factuur niet controleren: Verkeerde aantallen, prijzen of btw-tarieven worden klakkeloos overgenomen.
• De selfbillingfactuur niet aanvaarden: Geen aanvaardingsprocedure betekent geen geldige factuur.
• De btw niet in de eigen aangifte opnemen: De leverancier blijft verantwoordelijk en moet de omzet en btw zelf aangeven.

Elk van deze fouten is goed te voorkomen met een systeem dat je inkomende en uitgaande facturen vastlegt, controleert en aansluit op je verkoopadministratie. Dat is precies het soort routinewerk dat software veel betrouwbaarder doet dan een spreadsheet. Wil je daarnaast zelf een correctie maken? Bekijk dan hoe je een creditnota opstelt wanneer een afrekening niet klopt.

Foutloos factureren én controleren met Winkel Factuur

Of je nu zelf facturen maakt of selfbillingdocumenten van platforms ontvangt: je administratie moet kloppen en je btw moet op orde zijn. Winkel Factuur is gebouwd voor marktplaats- en webshopverkopers die dit zonder gedoe willen regelen:

• Automatische facturatie: Bij elke bestelling maakt Winkel Factuur automatisch een correcte factuur, in je eigen huisstijl en met het juiste btw-tarief.
• Multichannel: Facturen voor bestellingen van bol.com, Amazon, Shopify en WooCommerce, allemaal op één plek.
• Correcte btw- en VIES-logica: B2B-leveringen binnen de EU krijgen automatisch de juiste vermeldingen, btw-nummers worden gecontroleerd en verleggingen worden correct toegepast.
• Winst- & btw-dashboard: Je verkopen, commissies, kosten en selfbillingafrekeningen worden over al je kanalen gebundeld, zodat je btw-aangifte volledig is.
• Reviewverzoeken: Automatische reviewreizen voor bol.com en Amazon om meer beoordelingen te verzamelen.
• Koopblok- en voorraadmeldingen: Blijf op de hoogte van je buy-box-positie en lage voorraad.
• Boekhoudkoppelingen: Alle gegevens stromen rechtstreeks door naar Exact Online, AFAS, Twinfield en Snelstart, zonder overtypen.

Zo hoef je niet langer elke selfbillingfactuur en afrekening met de hand na te lopen: het platform houdt je administratie en btw op orde, terwijl jij blijft verkopen.