Auf dem Castorama Marketplace in Polen verkaufen: Rechnungen, Mehrwertsteuer und OSS

Castorama Polen: ein Kingfisher-Marktplatz in einem großen DIY-Markt

Castorama gehört zu den größten Baumarktketten Polens und ist Teil der britischen Kingfisher-Gruppe — derselben Gruppe wie B&Q und Brico Depôt. Wie die anderen Ketten der Gruppe hat Castorama seinen Onlineshop für externe Händler geöffnet, mit einem Marketplace auf Mirakl-Technologie.

Polen ist für DIY-Produkte ein ernstzunehmender Markt: viel Wohneigentum, viele Renovierungen und ein Publikum, das zunehmend online kauft. Für deutsche Anbieter von Werkzeug, Gartenartikeln, Sanitär, Beleuchtung und Baustoffen ist der Castorama Marketplace ein Weg in diesen Markt ohne eigenen polnischen Shop — und geografisch liegt Polen direkt vor der Tür.

Administrativ gilt dasselbe Grundprinzip wie auf jedem Marktplatz: Sie sind der Verkäufer. Die Plattform bringt Sie und den Kunden zusammen, aber Sie schließen den Vertrag, Sie stellen die Rechnung mit Ihren eigenen Unternehmensdaten und Ihrer USt-IdNr. aus, und Sie führen die Umsatzsteuer ab.

Neu gegenüber dem deutschen Geschäft sind vor allem drei Dinge: ein anderer Steuersatz, eine andere Sprache und eine andere Währung. Alle drei lassen sich gut beherrschen, wenn Ihre Fakturierung darauf eingerichtet ist.

Polnische Mehrwertsteuer: 23 % über das OSS-Verfahren

Polen hat einen Regelsteuersatz von 23 %. DIY-Artikel fallen praktisch immer unter diesen Regelsatz; ermäßigte Sätze spielen in dieser Kategorie kaum eine Rolle.

Welchen Satz Sie berechnen, hängt von der EU-Lieferschwelle von 10.000 EUR pro Jahr ab. Sie gilt für alle Ihre grenzüberschreitenden B2C-Umsätze in der EU zusammen, kanalübergreifend. Darunter rechnen Sie mit Ihrem deutschen Satz ab; darüber mit 23 % polnischer Mehrwertsteuer, gemeldet über das OSS-Verfahren: eine zentrale Quartalsmeldung, in Deutschland beim Bundeszentralamt für Steuern, ohne polnische Registrierung.

Wichtig: Die sogenannte Deemed-Supplier-Regelung, bei der der Marktplatz die Steuer übernimmt, gilt nur für Händler von außerhalb der EU. Als deutscher Händler bleiben Sie selbst für die richtige Steuer auf jeder polnischen Bestellung verantwortlich.

Verkaufen Sie an ein polnisches Unternehmen mit gültiger USt-IdNr., liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor: Reverse-Charge mit 0 %, Prüfung der Nummer über VIES und Aufnahme in die Zusammenfassende Meldung.

Eine OSS-Registrierung für Polen und die ganze EU

Der große Vorteil des OSS-Verfahrens: Eine Registrierung deckt alle Ihre EU-Bestimmungsländer ab. Verkaufen Sie über Castorama nach Polen und über einen anderen Kanal nach Spanien, Portugal oder Frankreich, landet alles in derselben Quartalsmeldung, aufgeschlüsselt nach Land und Steuersatz.

Das macht Polen zu einem logischen Schritt einer breiteren EU-Expansion: Das zusätzliche Land kostet Sie keine zusätzliche Registrierung, nur den richtigen Steuersatz auf den richtigen Bestellungen.

Worauf Sie achten müssen: Verfolgen Sie Ihren Umsatz je Land, damit Sie das Überschreiten der 10.000-EUR-Schwelle rechtzeitig erkennen, und sorgen Sie dafür, dass jede Rechnung und jede Gutschrift den Satz des richtigen Landes trägt. Eine Gutschrift mit falschem Steuersatz bringt Ihre OSS-Meldung durcheinander.

Polnische Kunden: Sprache, Złoty und Rechnungen

Polnische Verbraucher erwarten Kundenkommunikation auf Polnisch. Rechnen Sie damit, dass Fragen, Reklamationen und Retourenwünsche auf Polnisch eingehen, und richten Sie Ihren Kundenservice und Ihre Standardtexte darauf ein.

Auf dem polnischen Markt rechnen Sie zudem in Złoty. Ihre Verkaufspreise und Bestellbeträge stehen in PLN, während Ihre Buchhaltung und Ihre OSS-Meldung in Euro laufen. Rechnen Sie konsequent um, etwa zum Kurs der Europäischen Zentralbank, und sorgen Sie dafür, dass der Steuerbetrag für Ihre Meldung in Euro verfügbar ist.

Die Rechnung selbst ist für polnische Kunden so selbstverständlich wie für deutsche: alle Pflichtangaben, von Ihren Unternehmensdaten und Ihrer USt-IdNr. bis zu fortlaufender Rechnungsnummer, Datum, Bezeichnung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.

Retouren bilden Sie über eine Gutschrift ab, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist und denselben Steuersatz und dieselbe Währung verwendet. Bei Teilretouren schreiben Sie nur die zurückgesendeten Positionen gut. So stimmen Buchhaltung und OSS-Meldung überein.

Castorama neben Amazon, bol.com, Shopify und WooCommerce

Für die meisten Händler ist Castorama eine Erweiterung, kein Ersatz. Sie verkaufen bereits über Amazon, vielleicht über bol.com für die Niederlande und Belgien, und über einen eigenen Shop auf Shopify oder WooCommerce. Jeder Kanal liefert Bestellungen in eigenem Format, mit eigenen Bestellnummern, teils in eigener Währung und in verschiedene Länder.

Ohne zentrale Fakturierung entstehen doppelte Nummernserien, falsche Steuersätze und eine Buchhaltung, die dem Umsatz hinterherläuft — genau die Punkte, an denen eine Prüfung oder eine OSS-Meldung scheitert.

Was zentral gehört: eine fortlaufende Rechnungsnummernserie über alle Kanäle, Steuerlogik nach Bestimmungsland und Kundentyp statt nach Kanal, Umsatz je Land für die Schwellenüberwachung und ein Buchhaltungsexport als UBL oder CSV für alles.

So bleibt die Frage, über welchen Kanal eine Bestellung kam, ein kommerzielles Detail, während Ihre Buchhaltung überall dieselben Regeln anwendet.

Im Stapel fakturieren: Ihre polnischen Bestellungen in Minuten

Stapelfakturierung bedeutet, eine ganze Gruppe von Bestellungen in einem Arbeitsschritt in Rechnungen umzuwandeln, statt jede einzeln zu schreiben. Gerade mit einem zusätzlichen Kanal in einem neuen Land und einer anderen Währung wollen Sie das nicht manuell erledigen.

Der Ablauf: Bestellungen kommen aus Castorama, Amazon, bol.com, Shopify oder WooCommerce; je Bestellung wird nach Bestimmungsland und Kundentyp der richtige Satz bestimmt (23 % Polen oder Ihr deutscher Satz unterhalb der Schwelle); jede Rechnung erhält eine eindeutige Nummer aus einer gemeinsamen fortlaufenden Serie; Retouren werden Gutschriften; und alles geht als UBL oder CSV in Ihre Buchhaltung.

Winkel Factuur ist dabei die Multichannel-Fakturierungsschicht: Es wandelt Ihre Bestellungen im Stapel in korrekte Rechnungen mit dem richtigen Steuersatz je Land um und hält Ihre Nummernserie über alle Kanäle fortlaufend. Für Castorama funktioniert das über Import und Export der Bestelldatei, wie für jeden Kanal ohne direkte Anbindung.

Das Ergebnis: Ihre polnischen Bestellungen stehen in wenigen Minuten als korrekte Rechnungen bereit, neben Ihren Amazon- und bol.com-Rechnungen in derselben Verwaltung.

Fazit

Der Castorama Marketplace öffnet deutschen DIY-Händlern den Zugang zu einem der größeren Heimwerker-Märkte Europas, direkt im Nachbarland. Kommerziell attraktiv, administrativ gut beherrschbar — sofern Ihre Fakturierung auf Bestimmungsländer ausgelegt ist.

Die Eckpunkte: Sie sind der Verkäufer, stellen die Rechnung und führen die Steuer ab. Unterhalb der EU-Lieferschwelle von 10.000 EUR gilt Ihr deutscher Satz, darüber 23 % polnische Mehrwertsteuer über eine einzige OSS-Registrierung, die auch Ihre anderen EU-Länder abdeckt. Rechnen Sie Złoty konsequent in Euro um und verarbeiten Sie Retouren mit Gutschriften zum selben Satz.

Setzen Sie das zentral und im Stapel auf, und Castorama ist einfach der nächste Kanal neben Amazon, bol.com und Ihrem eigenen Shop.