De termijn: één werkdag na verzending
Amazon's factuurbeleid voor Europese marktplaatsen is eenduidig: voor elke bestelling moet binnen één werkdag na de verzendbevestiging een factuur beschikbaar zijn voor de klant. Dat geldt voor alle bestellingen, maar Amazon meet het alleen bij zakelijke klanten via Amazon Business — daar zit de Invoice Defect Rate. Consumenten kunnen de factuur opvragen; zakelijke klanten verwachten hem in hun account.
De termijn begint bij de verzendbevestiging, niet bij de bestelling. Wie op maandag bevestigt, moet dinsdag een factuur hebben staan. Bij FBA bevestigt Amazon zelf de verzending, en loopt de termijn dus zonder dat jij iets doet; dat is de situatie waarin facturen het vaakst ontbreken.
Waar en hoe je uploadt
In Seller Central open je de bestelling en voeg je bij 'factuur' een pdf toe. Amazon controleert alleen dat er een bestand is; de inhoud moet aan de wettelijke eisen voldoen omdat de klant hem gebruikt voor zijn btw-aftrek. Welke gegevens dat zijn staat in Amazon-factuur maken voor je bestellingen.
Handmatig werkt bij tien bestellingen per week; bij honderd is het een dagtaak die je precies op de dag mist dat je geen tijd hebt. Amazon biedt daarom een API-route waarmee facturatiesoftware de factuur direct bij de bestelling plaatst zodra hij is aangemaakt. Winkel Factuur gebruikt die route: de bestelling komt binnen, de factuur wordt gemaakt met het klantlandtarief en direct geüpload, binnen de termijn, zonder dat je Seller Central opent.
Hoe de Invoice Defect Rate wordt berekend
De IDR is het aantal Amazon Business-bestellingen zonder tijdige factuur, gedeeld door het totaal aantal Amazon Business-bestellingen, over een periode van zeven dagen. Amazon hanteert een streefwaarde onder 5%. Daarboven kan Amazon je zichtbaarheid bij zakelijke kopers beperken en in ernstige gevallen je toegang tot Amazon Business opschorten.
Twee dingen die verkopers verrassen. Ten eerste telt een te late upload als defect, ook als de factuur er uiteindelijk wel is. Ten tweede telt een VCS-factuur automatisch als op tijd, maar alleen op marktplaatsen waar VCS actief is; een nieuwe marktplaats zonder VCS levert direct defecten op. Controleer daarom per marktplaats wat je situatie is.
Elke Amazon-factuur op tijd geüpload, zonder Seller Central
Winkel Factuur maakt per bestelling een factuur en uploadt hem automatisch binnen de termijn. Retouren worden creditnota's, je Invoice Defect Rate blijft nul.
Retouren en correcties
Een retour of gedeeltelijke terugbetaling maakt Amazon zichtbaar in zijn eigen overzichten, maar in jouw administratie moet er een creditnota tegenover de oorspronkelijke factuur staan. Hoe je die maakt staat in de creditnota-handleiding. Upload de creditnota ook bij de bestelling: zakelijke klanten hebben hem nodig om hun btw-aftrek te corrigeren, en je nummering blijft doorlopend.
Zo haal je de upload uit je dag
Koppel je Amazon-account, kies per marktplaats of Amazon (VCS) of jij factureert, en laat elke bestelling automatisch een factuur krijgen die direct wordt geüpload. Retouren worden creditnota's, de IDR blijft op nul en Seller Central hoef je alleen nog te openen om te kijken, niet om te werken. De bredere werkwijze staat in Amazon Seller facturen automatisch maken.