Situatie 1: jij verstuurt een verlegde factuur aan een EU-ondernemer
Je levert aan een bedrijf in België of Duitsland met een geldig btw-nummer (gecontroleerd in VIES). De factuur is zonder btw, met de vermelding 'btw verlegd' en beide btw-nummers. In je aangifte zet je het factuurbedrag in rubriek 3b: leveringen naar of diensten in landen binnen de EU. Er staat geen btw tegenover; het is een bedrag zonder btw.
Daarbij hoort een tweede verplichting: de ICP-opgaaf. Daarin geef je per klant het btw-nummer en het totaalbedrag van het tijdvak op. Het totaal van je ICP-opgaaf moet gelijk zijn aan rubriek 3b. Sluit het niet, dan krijg je een brief. De meest voorkomende oorzaak van een verschil: een verlegde bol- of Amazon-factuur aan een zakelijke klant die wél in 3b is gezet maar niet in de ICP-opgaaf, omdat hij uit een ander systeem kwam. Hoe je zakelijke marktplaatsklanten herkent, staat in zakelijke klant vraagt btw-factuur op bol.
Situatie 2: jij ontvangt een verlegde factuur uit een ander EU-land
Je koopt voorraad bij een Duitse leverancier of een dienst bij een Ierse softwareleverancier; de factuur is verlegd naar jou. Nu ben jij degene die de btw moet aangeven: in rubriek 4b: leveringen en diensten uit landen binnen de EU zet je het factuurbedrag en de Nederlandse btw die erover verschuldigd is (21% of 9%). Diezelfde btw trek je in rubriek 5b weer af als voorbelasting, mits je recht op aftrek hebt.
Netto is het resultaat nul, en daarom laten ondernemers het weleens weg. Dat is fout: de aangifte moet de verlegde inkoop tonen, ook als er per saldo niets te betalen is. De Belastingdienst vergelijkt jouw 4b met wat buitenlandse leveranciers in hun ICP-opgaaf over jou hebben opgegeven.
Situatie 3: binnenlandse verlegging
In een aantal sectoren — bouw, schoonmaak, handel in bepaalde goederen zoals mobiele telefoons boven een drempel — wordt de btw ook binnen Nederland verlegd. De verzender zet het bedrag in rubriek 1e: leveringen en diensten belast met 0% of niet bij u belast. De ontvanger geeft de btw aan in rubriek 2a en trekt hem af in 5b. Voor een webshop komt dit zelden voor, maar wie via een marktplaats aan installateurs of aannemers levert, kan ermee te maken krijgen.
Wat er nooit verlegd is: consumenten in de EU
Een verkoop aan een consument in België of Duitsland is nooit verlegd, ook niet als de consument een bedrijfsnaam invult. Zonder geldig btw-nummer is er geen verlegging. Die verkopen horen, boven de EU-drempel, in de OSS-aangifte met het tarief van het klantland, en daaronder in je gewone binnenlandse rubriek 1a. Hoe de OSS-aangifte werkt, staat in OSS-aangifte bij de Belastingdienst.
De scheidslijn is dus het btw-nummer. Wie in zijn facturatie per klant vastlegt of er een geldig btw-nummer is, heeft de rubriek al bepaald op het moment dat de factuur ontstaat. Winkel Factuur controleert het btw-nummer, past de verlegging toe waar die geldt en levert per tijdvak een overzicht van 3b-omzet met de bijbehorende ICP-regels, zodat aangifte en opgaaf op elkaar aansluiten.