Laag 1: wanneer is een digitale factuur rechtsgeldig?
De btw-wetgeving stelt drie eisen aan elke factuur, papier of digitaal: de echtheid van de herkomst (de factuur komt van jou), de integriteit van de inhoud (er is niets aan veranderd) en de leesbaarheid. Voor een digitale factuur komt daar de instemming van de ontvanger bij. Die instemming hoeft niet schriftelijk; een klant die de factuur ontvangt, niet protesteert en betaalt, stemt in.
Een pdf per e-mail voldoet aan alle vier. Je hoeft geen digitale handtekening te zetten en geen speciaal formaat te gebruiken; je moet wel kunnen aantonen dat de factuur in je administratie overeenkomt met wat de klant heeft gekregen. De inhoudelijke eisen — wat er op de factuur moet staan — veranderen niet; die staan in de checklist verplichte factuurgegevens.
Laag 2: wanneer volstaat een pdf niet meer?
Rechtsgeldig is niet hetzelfde als bruikbaar. Een pdf moet aan de ontvangende kant worden overgetypt of gescand. Voor een consument is dat geen probleem; voor een boekhoudafdeling die duizend facturen per maand verwerkt wel. Daarom eisen de Rijksoverheid, steeds meer gemeenten en een groeiend aantal grote bedrijven een verwerkbaar formaat: UBL, verstuurd via Peppol. Wat dat inhoudt staat in wat is een UBL-factuur.
De verplichting groeit per land; België verplicht B2B-e-facturen sinds 2026, Duitsland en Frankrijk volgen. De tijdlijn staat in e-facturatie verplicht per land. Voor de Nederlandse verkoper is de vraag dus niet of de pdf rechtsgeldig is, maar of de klant hem nog accepteert.
Bewaarplicht: het formaat dat je verstuurt, bewaar je
Facturen bewaar je zeven jaar. Digitaal betekent dat: in het formaat waarin je ze hebt verstuurd en zo dat de Belastingdienst ze binnen redelijke tijd kan inzien. Wie UBL verstuurt en alleen de pdf bewaart, bewaart een weergave en niet de factuur. Wie pdf verstuurt, bewaart de pdf — een mailbox is daarvoor geen administratie, een facturatiesysteem wel.
De opzet die beide lagen dekt
De praktische oplossing is niet kiezen maar combineren: de factuur bestaat als UBL, en elke verzending bevat de pdf als bijlage. Aan een consument mail je de pdf; aan een zakelijke klant of overheid verstuur je de UBL via Peppol met de pdf erbij. Eén factuur, één nummer, twee verschijningsvormen. Hoe het versturen via Peppol werkt, staat in Peppol-factuur versturen.
Winkel Factuur werkt zo standaard: elke factuur wordt als UBL gegenereerd en als pdf gerenderd, en per klant kies je e-mail of Peppol. Verandert een klant van pdf naar Peppol, dan wijzig je een instelling, niet je facturatie.