Factuur Maken in Yuki: Zo Factureer Je Slim, Ook als Webshop

Wat is Yuki?

Yuki is Nederlandse software voor boekhouding en administratie. Het pakket staat bekend om de sterke focus op automatisering: bonnen en documenten worden ingelezen en zoveel mogelijk automatisch verwerkt, zodat ondernemers, accountants en boekhouders minder handwerk hebben. Je gebruikt Yuki onder andere voor je administratie, je btw en het opstellen en beheren van facturen.

Net als bij een factuur maken in een boekhoudprogramma geldt: een boekhoudpakket zoals Yuki bundelt je administratie en je facturatie op één plek. Dat is handig als je je cijfers en je facturen in hetzelfde systeem wilt hebben. In dit artikel kijken we naar hoe factureren in Yuki werkt, voor wie het geschikt is en waar je tegenaan loopt als je veel verkopen via een webshop of marktplaats hebt.

Belangrijk: Yuki ontwikkelt zijn functies en schermen doorlopend. We beschrijven het factureren daarom op hoofdlijnen. Raadpleeg voor de exacte stappen, knoppen en tarieven altijd de actuele informatie van Yuki zelf.

Hoe maak je een factuur in Yuki?

Hoe maak je een factuur in Yuki? Op hoofdlijnen werkt het zoals in de meeste boekhoudpakketten. Je legt eerst je bedrijfsgegevens en je klanten vast, en daarna stel je per opdracht of levering een factuur samen.

In grote lijnen doorloop je deze stappen:
• Bedrijfsgegevens instellen: je handelsnaam, adres, KvK-nummer en (als je dat hebt) je btw-nummer.
• Klant kiezen of toevoegen: de naam- en adresgegevens van degene aan wie je factureert.
• Factuurregels invullen: een duidelijke omschrijving, het aantal, de prijs en het juiste btw-tarief (21%, 9% of vrijgesteld).
• Controleren en versturen: je controleert de factuur en verstuurt of downloadt hem, waarna hij in je administratie staat.

De software zorgt voor een uniek, opeenvolgend factuurnummer en verwerkt de factuur meteen in je boekhouding. Wil je de algemene spelregels rond een correcte factuur nalezen? Bekijk dan onze complete gids voor het maken van facturen, met alle verplichte gegevens op een rij.

Let op de wettelijke eisen: ongeacht welk pakket je gebruikt, moet elke factuur voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en bewaar je je facturen 7 jaar (de fiscale bewaarplicht). Gebruik je de Kleineondernemersregeling (KOR) omdat je onder de EUR 20.000 omzet per jaar blijft, dan factureer je zonder btw en vermeld je de wettelijke grondslag op je factuur.

Voor wie is Yuki geschikt?

Yuki richt zich vooral op ondernemers, accountants en boekhouders die hun administratie willen automatiseren. Het pakket is populair bij dienstverleners, zzp'ers en mkb-bedrijven die samenwerken met een accountant of administratiekantoor.

Yuki is een goede keuze als je:
• een overzichtelijk aantal facturen per maand stuurt;
• vooral op uur- of projectbasis factureert;
• je boekhouding en facturatie graag in één systeem houdt;
• samenwerkt met een accountant die met Yuki werkt.

Stuur je voornamelijk losse facturen aan zakelijke klanten, dan is factureren rechtstreeks in een boekhoudpakket prima werkbaar. Het wordt anders zodra je verkoopvolume sterk toeneemt, bijvoorbeeld als je een webshop of een marktplaatswinkel runt. Daarover later meer.

Voor- en nadelen van factureren in Yuki

Elke aanpak heeft sterke en zwakke punten. Hieronder de belangrijkste voor- en nadelen van factureren in een boekhoudpakket zoals Yuki.

Voordelen
• Alles op één plek: je facturen en je boekhouding zitten in hetzelfde systeem, dus je hoeft niets over te zetten.
• Automatisering van administratie: Yuki is sterk in het automatisch inlezen en verwerken van documenten.
• Samenwerken met je accountant: je boekhouder kan meekijken en de cijfers direct verwerken.
• Btw-overzicht: je btw wordt in je administratie bijgehouden, wat je aangifte vereenvoudigt.

Nadelen voor verkopers met veel orders
• Handmatig werk per factuur: een boekhoudpakket is niet gebouwd om honderden orders per dag automatisch te factureren.
• Geen kant-en-klare marktplaatskoppeling: verkopen via bol.com of Shopify komen er niet vanzelf in.
• Platform-specifieke zaken: commissies, retouren en periodieke uitbetalingen vragen extra aandacht.

Kortom: voor regelmatige, overzichtelijke facturatie is een boekhoudpakket prima. Zodra je veel orders via een webshop of marktplaats verwerkt, ga je de grenzen van handmatig factureren voelen. In de volgende paragraaf kijken we daar specifiek naar.

Yuki voor webshop- en marktplaatsverkopers: de beperkingen

Verkoop je via bol.com, Shopify of een andere webshop? Dan zit het knelpunt niet in de boekhouding zelf, maar in de stap ervoor: het maken van een correcte factuur voor elke bestelling. Een boekhoudpakket zoals Yuki is daar niet primair voor gebouwd.

Waar webshop- en marktplaatsverkopers tegenaan lopen:
• Geen automatische factuur per order: bestellingen op bol.com of Shopify worden niet vanzelf omgezet in facturen in je boekhouding.
• Overtypen of importeren: je moet verkopen handmatig invoeren of via een omweg importeren, wat tijd kost en foutgevoelig is.
• Btw per product: verkoop je artikelen met verschillende tarieven (9% en 21%), dan moet dat per regel kloppen.
• Retouren en commissies: een retour is een creditfactuur en de commissie van het platform is een aparte kostenpost.

Wil je weten welke functies je echt nodig hebt om webshop-orders te factureren? Lees dan welke functies bol.com-factuursoftware biedt. En verkoop je via meerdere kanalen tegelijk, dan helpt het artikel over multichannel boekhouding automatiseren je verder.

De oplossing is niet per se een ander boekhoudpakket, maar een facturatietool die de orders automatisch omzet in correcte facturen en die vervolgens netjes aanlevert aan je boekhouding. Precies daar komt Winkel Factuur in beeld.

Winkel Factuur als aanvulling op Yuki

Winkel Factuur is gebouwd voor verkopers die via marktplaatsen en webshops als bol.com en Shopify verkopen. In plaats van Yuki te vervangen, vult Winkel Factuur het aan: de tool neemt het automatisch factureren van je orders over en levert de facturen aan voor je boekhouding.

Zo werkt het samen met je boekhouding:
• Automatische facturen: bij elke bol.com- of Shopify-bestelling staat er direct een correcte factuur klaar, met het juiste btw-tarief en een opeenvolgend factuurnummer.
• Export naar je boekhouding: je downloadt je facturen als UBL of CSV en leest ze in je boekhoudpakket in. Zo houd je je administratie up-to-date zonder overtypen.
• Ook andere pakketten: werk je (deels) met een ander systeem? Bekijk bijvoorbeeld onze Twinfield-koppeling.

Let op: Winkel Factuur biedt geen officiële one-click integratie met Yuki. De koppeling verloopt via een export (UBL of CSV) die je in je boekhouding inleest, of via je accountant. Zo combineer je automatische facturatie met de boekhouding die je gewend bent.

Bij Winkel Factuur start je gratis: tot 50 facturen per maand verstuur je zonder kosten, daarna betaal je alleen voor wat je gebruikt vanaf EUR 2,29 per maand. Een btw-nummer is niet verplicht om te beginnen, dus ook als starter kun je direct aan de slag.

Conclusie: factureren in Yuki en slim automatiseren

Een factuur maken in Yuki is prima te doen: je legt je gegevens vast, stelt je factuurregels samen met het juiste btw-tarief en verstuurt de factuur, die meteen in je administratie verschijnt. Voor dienstverleners en ondernemers met een overzichtelijk aantal facturen is dat een prima werkwijze.

Verkoop je echter veel via bol.com, Shopify of een andere webshop, dan loop je tegen de grenzen aan van handmatig factureren in een boekhoudpakket. In dat geval is de slimste aanpak: laat een facturatietool als Winkel Factuur je orders automatisch omzetten in correcte facturen en lever die via een export aan je Yuki-administratie.

Zo combineer je het beste van twee werelden: de vertrouwde boekhouding in Yuki en automatische, foutloze facturen voor elke verkoop. Je bespaart tijd, voorkomt overtypfouten en houdt je administratie controleklaar voor de bewaarplicht van 7 jaar.