Wat de wet precies eist
De factuur moet een opeenvolgend nummer hebben, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd. Dat is de hele eis, en de kern zit in 'opeenvolgend': de reeks mag geen gaten hebben en geen nummer mag twee keer voorkomen. De Belastingdienst gebruikt dat om te controleren of alle omzet is gefactureerd; een gat is een vraag, een dubbel nummer een probleem. De overige verplichte gegevens staan in de checklist verplichte factuurgegevens.
Meerdere reeksen zijn toegestaan — per jaar, per kanaal, per vestiging — zolang elke reeks herkenbaar is (een voorvoegsel) en op zichzelf sluitend. Een reeks BOL-2026-0001 naast AMZ-2026-0001 mag dus. Wat niet mag, is een reeks die halverwege stopt omdat je van systeem bent gewisseld, of een nummer dat in twee reeksen tegelijk voorkomt.
Waarom het bij marktplaatsen misgaat
Bol en Amazon geven elke bestelling een ordernummer. Dat nummer is uniek, maar het is van de marktplaats en het vormt geen reeks: tussen twee van jouw bestellingen zitten duizenden bestellingen van andere verkopers. Wie het ordernummer als factuurnummer gebruikt, heeft een administratie vol gaten die hij niet kan verklaren. De factuur heeft een eigen nummer nodig uit jouw reeks; het ordernummer hoort erop als referentie.
Het tweede probleem is het aantal systemen. Facturen uit de webshopsoftware, facturen die je handmatig maakt voor bol-klanten die erom vragen, en Amazon-facturen uit een los tooltje: drie reeksen die niemand op elkaar heeft afgestemd. Zolang elke reeks sluitend is, is het toegestaan; zodra je een factuur per ongeluk in de verkeerde reeks zet of een systeem uitzet, niet meer. Hoe een bol-factuuraanvraag hierin past, staat in zakelijke klant vraagt btw-factuur op bol.
De inrichting die altijd werkt: één centrale reeks
Laat één systeem alle facturen maken, uit welk kanaal de bestelling ook komt, met één reeks per jaar: 2026-00001 en verder. Het kanaal en het ordernummer staan als referentie op de factuur. Dan is er één reeks om sluitend te houden, één plek om te zoeken en geen discussie over welke reeks een factuur had moeten hebben.
Dat is de reden dat wij in Winkel Factuur bewust geen reeks per kanaal aanmaken: elke bol-, Amazon-, Shopify- of WooCommerce-bestelling krijgt het eerstvolgende nummer uit dezelfde reeks, op het moment dat de factuur ontstaat. Een bestelling die drie weken later alsnog een factuur nodig heeft, krijgt het nummer van dat moment, met de besteldatum als referentie.
Eén factuurreeks voor al je kanalen
Winkel Factuur geeft elke bol-, Amazon-, Shopify- en WooCommerce-bestelling het eerstvolgende nummer uit één reeks en nummert creditnota's met verwijzing. Sluitend, zonder handwerk.
Creditnota's in de reeks
Een retour of correctie is een creditnota: een negatieve factuur met een eigen nummer en een verwijzing naar het origineel. Je mag creditnota's in dezelfde reeks nummeren als facturen, of een eigen sluitende reeks gebruiken (CN-2026-0001). Wat niet mag, is de oorspronkelijke factuur aanpassen of verwijderen; die is uitgereikt en blijft bestaan. De volledige werkwijze staat in de creditnota-handleiding.
Een administratie met gaten herstellen
Heb je al gaten — omdat je van systeem bent gewisseld, facturen hebt verwijderd of ordernummers hebt gebruikt — dan is de verleiding groot om nummers achteraf in te voegen. Doe dat niet: een factuur met een datum van maanden geleden en een nummer dat toen niet bestond, is een gedateerd document en dat is erger dan een gat. De juiste route is de ontbrekende factuur alsnog aanmaken met de datum van vandaag, het nummer van vandaag en een toelichting die naar de oorspronkelijke bestelling verwijst. Leg in een memo vast welke nummers ontbreken en waarom; dat is wat een controleur wil zien.
Vanaf dat moment laat je één systeem de reeks beheren. Wie zijn kanalen aan Winkel Factuur koppelt, krijgt vanaf de koppeldatum één doorlopende reeks; de periode ervoor blijft zoals hij was, met de memo erbij.