Verkopen op Zalando (NL, BE, LU): Facturen, BTW per Land en Bulkfacturatie

Zalando als verkoopkanaal: wat is jouw rol?

Via het partnerprogramma bied je op Zalando je eigen assortiment aan, met je eigen prijzen en voorraad. Zalando levert het platform, het verkeer en (afhankelijk van het model dat je kiest) logistieke diensten. Wat het niet levert: jouw verkoopfacturen.

Als partner blijf jij de verkopende partij richting de klant. Dat betekent dat jij de factuur uitreikt, met jouw handelsnaam, KvK-nummer en BTW-nummer, en dat jij de BTW afdraagt in je eigen aangifte. Dezelfde situatie als bij bol.com en Amazon dus, maar met een groter aantal landen in beeld.

Let op het verschil tussen twee soorten facturen
• Jouw verkoopfactuur aan de klant: die maak jij.
• De afrekening van het platform aan jou: commissie- en dienstenfacturen die Zalando aan jou stuurt. Die horen aan de inkoopkant van je boekhouding, niet aan de verkoopkant.

Die twee stromen scheiden is belangrijk voor een kloppende BTW-aangifte. Zie ook onze uitleg over self-billing, een constructie die op marktplaatsen regelmatig voorkomt.

BTW bij verkoop in Nederland, België en Luxemburg

Zalando bedient de hele Benelux vanuit een platform. Voor jou betekent dat drie landen met verschillende BTW-tarieven, en dus drie situaties waarin je moet weten welk tarief je rekent.

Nederlandse klanten
Kleding, schoenen en accessoires vallen onder het algemene tarief van 21%. Er is voor mode geen verlaagd tarief.

Consumenten in België en Luxemburg
Hier is de EU-drempel bepalend. Blijft je totale grensoverschrijdende B2C-omzet onder EUR 10.000 per jaar (over al je kanalen samen), dan reken je Nederlandse BTW. Kom je erboven, dan reken je het tarief van het land van je klant en geef je dat aan via de OSS-regeling. België hanteert een standaardtarief van 21%; Luxemburg heeft het laagste standaardtarief van de EU. Controleer de actuele tarieven in ons overzicht van EU-BTW-tarieven.

Zakelijke klanten in de EU
Verkoop je aan een ondernemer met een geldig BTW-nummer in een andere lidstaat, dan verleg je de BTW: 0% en de vermelding 'btw verlegd' op de factuur. Verifieer het nummer via VIES.

Voorraad in het buitenland
Maak je gebruik van fulfilment waarbij je voorraad in een ander land wordt opgeslagen, dan kan daar een lokale BTW-registratie verplicht worden. De OSS-regeling dekt namelijk wel verkopen, maar geen voorraadverplaatsingen. Dat speelt ook bij Amazon FBA; lees onze Amazon FBA BTW-gids voor de systematiek.

Twijfel je over jouw situatie? Stem het af met je boekhouder voordat je in een nieuw land begint te verkopen.

Fashion en retouren: creditnota's horen bij je proces

In mode liggen retourpercentages structureel hoger dan in andere categorieën. Klanten bestellen twee maten, houden er een en sturen de rest terug. Dat is normaal in deze branche, maar het betekent wel dat je administratie net zoveel creditnota's als facturen verwerkt.

Wat je goed wilt regelen
• Elke retour krijgt een creditnota die verwijst naar de originele factuur.
• De creditnota corrigeert zowel het bedrag als de BTW, met hetzelfde tarief als de originele factuur.
• Creditnota's hebben een eigen uniek nummer en horen in dezelfde administratie.
• Bij gedeeltelijke retouren crediteer je alleen de teruggestuurde regels.

Doe je dit handmatig, dan loopt je BTW-aangifte snel scheef: je hebt omzet geboekt die je niet hebt gerealiseerd en BTW afgedragen die je terug moet krijgen. Automatiseren is hier geen luxe. Zie de complete handleiding voor creditnota's.

Praktische tip: neem het ordernummer van het platform op zowel de factuur als de creditnota op. Bij duizenden orders per maand is dat het enige werkbare zoekmiddel bij een klantvraag.

Zalando naast bol.com, Amazon, Shopify en WooCommerce

Een typische fashion-verkoper draait vier kanalen tegelijk: de eigen webshop op Shopify of WooCommerce als merkomgeving, Zalando voor bereik in de Benelux en daarbuiten, bol.com voor de Nederlandse en Belgische massa, en Amazon voor Duitsland.

Elk kanaal levert orders in een eigen formaat, met eigen ordernummers, eigen retourstromen en eigen afrekeningen. Zonder centrale facturatie krijg je vier administraties die je aan het eind van het kwartaal handmatig moet samenvoegen, precies op het moment dat je BTW-aangifte moet doen.

De drie dingen die je wilt centraliseren
• Factuurnummers: een doorlopende reeks over alle kanalen, niet per platform een eigen reeks. Zie de regels voor factuurnummers.
• BTW-logica: bepaald door land en klanttype, niet door het kanaal.
• Boekhoudexport: een formaat (UBL of CSV) voor alles.

Ook je eigen webshop hoort in dat proces thuis. Lees hoe je facturen maakt voor je Shopify-webshop of vergelijk de WooCommerce factuur-plugins.

In bulk factureren over meerdere landen heen

Bulkfacturatie is bij internationale verkoop nog waardevoller dan bij een puur Nederlands kanaal, omdat je per order niet alleen een factuur maakt maar ook een BTW-beslissing neemt. Dat handmatig doen bij honderden orders is vragen om fouten.

Hoe het proces eruitziet
1. Orders komen binnen vanuit Zalando, bol.com, Amazon, Shopify of WooCommerce.
2. Per order wordt het land en klanttype bepaald en daarmee het juiste BTW-tarief (NL-tarief, OSS-tarief of verlegging).
3. Elke factuur krijgt een uniek nummer uit een gedeelde reeks.
4. Retouren volgen als creditnota's op dezelfde facturen.
5. Je exporteert alles als UBL of CSV naar je boekhouding, klaar voor je BTW- en OSS-aangifte.

Voor de OSS-aangifte heb je een uitsplitsing per land en per tarief nodig. Houd die splitsing dus vanaf de factuur bij, niet pas achteraf. Zie ons artikel over de OSS-aangifte per land en tarief.

Winkel Factuur voor Zalando-partners

Winkel Factuur is gemaakt voor verkopers met meerdere kanalen en meerdere landen. Voor Zalando werkt dat via een algemene koppeling en import/export, zoals voor elk kanaal zonder directe integratie.

• BTW per land en klanttype: Nederlands tarief, OSS-tarief of verlegde BTW, automatisch toegepast per order.

• Bulkfacturen: een hele batch orders in een keer omzetten in correcte facturen.

• Creditnota's in hetzelfde proces: retouren corrigeren je omzet en BTW zonder handwerk.

• Een nummerreeks over alle kanalen: geen dubbele of ontbrekende factuurnummers.

• Export naar je boekhouding: UBL of CSV, met de uitsplitsing die je voor je OSS-aangifte nodig hebt.

• Gratis starten: tot 50 facturen per maand gratis, daarna vanaf EUR 2,29 per maand.

Conclusie

Zalando geeft modemerken toegang tot de hele Benelux en ver daarbuiten. Die schaal is precies waarom je facturatie niet handmatig kan blijven: meer landen betekent meer BTW-beslissingen, en fashion betekent veel retouren.

Regel het in deze volgorde: bepaal je BTW-logica op land en klanttype (met OSS boven de EUR 10.000-drempel), houd een doorlopende factuurnummerreeks aan over alle kanalen, automatiseer creditnota's net zo goed als facturen en exporteer alles in een formaat naar je boekhouding.

Dan kun je Zalando, bol.com, Amazon en je eigen webshop naast elkaar draaien met een administratie die het bijhoudt.