Auf dem Hornbach Marketplace verkaufen: Rechnungen, Mehrwertsteuer und Stapelfakturierung

Ihre Rolle als Händler auf dem Marketplace

Auf dem Marketplace bieten Sie Ihr eigenes Sortiment an, zu Ihren Preisen und mit Ihrem Bestand. Hornbach stellt Plattform, Reichweite und das Vertrauen der Marke bereit. Was die Plattform nicht bereitstellt: Ihre Verkaufsrechnungen.

Rechtlich verkaufen Sie an den Kunden. Sie stellen also die Rechnung mit Ihren eigenen Unternehmensdaten und Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus und führen die Umsatzsteuer in Ihrer eigenen Voranmeldung ab.

Zwei Belegarten sauber trennen
• Ihre Verkaufsrechnung an den Kunden: die erstellen Sie.
• Die Provisionsrechnungen der Plattform an Sie: diese gehören zu Ihren Eingangsrechnungen, nicht zu Ihren Umsätzen.

Diese Trennung ist entscheidend für einen korrekten Umsatz und eine saubere Voranmeldung. Grundlagen finden Sie in unserem Leitfaden zum Rechnung schreiben.

Wann ist eine Rechnung Pflicht?

Verkäufe an Unternehmen (B2B)
Hier ist die Rechnung gesetzlich vorgeschrieben. Im Baumarktsegment ist das kein Randfall: Handwerksbetriebe, Bauunternehmen, Hausverwaltungen und Garten- und Landschaftsbauer kaufen regelmäßig über Onlinekanäle ein.

Verkäufe an Verbraucher (B2C)
Eine Rechnung ist nicht in jedem Fall zwingend, aber dringend zu empfehlen. Bei höherwertigen Artikeln fragen Kunden ohnehin danach, etwa für Garantie oder Versicherung.

In der Praxis ist die einfachste Regel: für jede Bestellung automatisch eine Rechnung erstellen. Dann hängt nichts vom Kundentyp ab und Ihre Buchhaltung ist vollständig.

Die Pflichtangaben
• Vollständiger Name und Anschrift Ihres Unternehmens und des Kunden.
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware.
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag.
• Bei Reverse-Charge der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Die vollständige Liste finden Sie in unserer Checkliste der Rechnungspflichtangaben.

Umsatzsteuer bei DIY-Produkten

Inländische Kunden
Werkzeug, Baustoffe, Gartenartikel, Sanitär und Beleuchtung unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % spielt in dieser Kategorie praktisch keine Rolle.

Verbraucher in anderen EU-Ländern
Hier gilt die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 EUR für alle grenzüberschreitenden B2C-Umsätze zusammen, kanalübergreifend. Unterhalb der Schwelle rechnen Sie mit Ihrem inländischen Satz ab; oberhalb mit dem Satz des Bestimmungslandes, gemeldet über das OSS-Verfahren. Siehe unseren OSS-Leitfaden für den E-Commerce.

Unternehmen in anderen EU-Ländern
Bei gültiger USt-IdNr. des Kunden greift das Reverse-Charge-Verfahren: 0 % Umsatzsteuer und der entsprechende Hinweis auf der Rechnung. Prüfen Sie die Nummer über das VIES-System und melden Sie die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung. Siehe Reverse-Charge: Pflichtangaben auf der Rechnung.

Lager im Ausland
Lagern Sie Ware in einem anderen EU-Land, etwa für kürzere Lieferzeiten, kann dort eine lokale Registrierung erforderlich werden. Das OSS-Verfahren deckt Verkäufe ab, aber keine Warenverbringungen. Dieselbe Falle kennen Amazon-FBA-Händler; siehe unseren Amazon-FBA-Leitfaden zur Mehrwertsteuer.

E-Rechnung: strukturierte Formate werden Standard

Im inländischen B2B-Bereich gilt die E-Rechnungspflicht: Rechnungen zwischen Unternehmen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF per E-Mail reicht dafür nicht aus.

Was das für Marketplace-Händler bedeutet
Verkaufen Sie an Verbraucher, sind Sie davon nicht unmittelbar betroffen. Verkaufen Sie an Handwerksbetriebe und Bauunternehmen, ist es direkt relevant, und im Baumarktsegment ist dieser Anteil erheblich.

Die gängigen Formate
• XRechnung: das Format für den öffentlichen Auftraggeber und weit verbreitet im B2B. Siehe XRechnung erstellen.
• ZUGFeRD: hybrides Format aus PDF und eingebetteten strukturierten Daten. Siehe ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Der Trend ist europaweit: mit ViDA bewegt sich die gesamte EU in diese Richtung. Wer heute schon strukturierte Rechnungen erzeugt, muss später nichts umbauen. Siehe auch unsere UBL-Komplettanleitung.

Baumarkt-spezifisch: Versandkosten, Teillieferungen, Retouren

DIY-Artikel sind selten klein. Zementsäcke, Plattenmaterial, Gartenhäuser und Sanitärobjekte kommen in mehreren Paketen, manchmal von verschiedenen Standorten und selten alle zugleich.

Versandkosten
Sie folgen in der Regel dem Steuersatz der Hauptleistung. Weisen Sie sie als eigene Position aus; bei sperriger Ware geht es um erhebliche Beträge, und Transparenz erspart Rückfragen.

Teillieferungen
Wird eine Bestellung in mehreren Sendungen ausgeliefert, können Sie je Lieferung den gelieferten Teil abrechnen, mit Bezug zur Gesamtbestellung. Jede Teilrechnung erhält eine eigene fortlaufende Rechnungsnummer.

Retouren
Retouren werden über eine Storno- oder Gutschriftsrechnung abgebildet, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist und Betrag und Steuer korrigiert. Bei Teilretouren stornieren Sie nur die zurückgesendeten Positionen. Siehe Stornorechnung und Rechnungskorrektur.

Gerade bei grenzüberschreitenden Verkäufen ist das kritisch: Eine Korrektur mit falschem Steuersatz bringt Ihre OSS-Meldung durcheinander.

Hornbach neben Amazon, bol.com, Shopify und WooCommerce

Kaum ein DIY-Anbieter verkauft nur auf einem Kanal. Üblich ist die Kombination aus eigenem Shop auf Shopify oder WooCommerce, Amazon für Reichweite, bol.com für die Niederlande und Belgien sowie spezialisierten Baumarktkanälen wie Hornbach oder Praxis und Brico.

Jeder Kanal liefert Bestellungen in eigenem Format, mit eigenen Bestellnummern und teils in ein anderes Land. Ohne zentrale Fakturierung entstehen doppelte Rechnungsnummern, falsche Steuersätze und eine Buchhaltung, die dem Umsatz hinterherläuft.

Was zentral gehört
• Eine fortlaufende Rechnungsnummernserie über alle Kanäle; siehe Vorschriften zur fortlaufenden Rechnungsnummer.
• Steuerlogik nach Land und Kundentyp, nicht nach Kanal.
• Umsatz je Land, um die Lieferschwelle im Blick zu behalten.
• Ein Buchhaltungsexport für alles, mit Aufteilung nach Land und Satz. Siehe OSS-Meldung nach Land und Satz.

Im Stapel fakturieren statt Bestellung für Bestellung

Stapelfakturierung bedeutet, eine ganze Gruppe von Bestellungen in einem Arbeitsschritt in Rechnungen umzuwandeln. Ab einigen Dutzend Bestellungen im Monat ist das der Unterschied zwischen einer Viertelstunde und einem halben Arbeitstag.

Der Ablauf
1. Bestellungen kommen aus Hornbach, Amazon, bol.com, Shopify oder WooCommerce.
2. Je Bestellung wird nach Land und Kundentyp der richtige Steuersatz bestimmt.
3. Jede Rechnung erhält eine eindeutige Nummer aus einer gemeinsamen fortlaufenden Serie.
4. Teillieferungen werden Teilrechnungen, Retouren werden Korrekturen.
5. Der Export erfolgt als UBL oder CSV in Ihre Buchhaltung.

Für Kanäle ohne direkte Anbindung funktioniert das über Import der Bestelldatei und Export der Rechnungen: gleiches Ergebnis, ein Arbeitsschritt mehr.

Fazit

Der Hornbach Marketplace erschließt Anbietern aus der DIY-Branche ein Publikum, das bereits mitten im Projekt steckt. Kommerziell ist das ein kleiner Schritt, administrativ bleibt es einer, wenn Ihre Fakturierung kanal- und länderunabhängig aufgesetzt ist.

Die Eckpunkte: Sie sind der Verkäufer und stellen die Rechnung, 19 % auf DIY-Produkte im Inland, Reverse-Charge bei EU-Unternehmen mit gültiger USt-IdNr., Lieferschwelle und OSS bei Verbrauchern im EU-Ausland, und strukturierte Formate für die E-Rechnungspflicht im B2B.

Richten Sie das ein, bevor Sie den nächsten Kanal öffnen. Dann ist ein zusätzlicher Marktplatz nur noch eine weitere Bestelldatei.