Geen wet, wel een standaard
Voor de Rijksoverheid is e-factureren een contractuele eis. Gemeenten, provincies en waterschappen hebben die eis niet landelijk opgelegd gekregen, maar zijn de afgelopen jaren vrijwel allemaal aangesloten op Peppol, vaak via hun financiële software. Het gevolg is dat een groeiend aantal gemeenten pdf-facturen alleen nog bij uitzondering verwerkt en leveranciers actief vraagt om over te stappen.
In de praktijk betekent dat: de instructie verschilt per overheid, de techniek niet. Wie zijn facturatie op UBL en Peppol heeft staan — de basis staat in de Peppol-gids — hoeft per gemeente alleen de Peppol-ID en de referentie-eis vast te leggen.
Wat gemeenten concreet vragen
Bijna elke gemeente heeft een pagina 'factureren aan de gemeente' met drie dingen: het Peppol-adres (OIN of KvK-nummer), de verplichte referentie (meestal een inkoopordernummer of de naam van de budgethouder) en het alternatief voor wie geen Peppol heeft — een e-mailadres voor pdf's of een leveranciersportaal. Provincies en waterschappen werken hetzelfde, vaak met een strakkere eis op de referentie omdat ze met projectbudgetten werken.
De afkeuringen die wij zien, zijn zelden technisch. Ze komen door een ontbrekend ordernummer, een referentie in de omschrijving in plaats van in het referentieveld, of een factuur aan de verkeerde organisatie (een gemeenschappelijke regeling in plaats van de gemeente zelf). Vraag de referentie dus bij de opdracht en zet hem in het veld dat ervoor bedoeld is; welke velden dat zijn staat in de UBL-handleiding.
Eén werkwijze voor alle overheden
Richt per overheidsklant een klantkaart in met Peppol-ID, verplichte referentie en contactpersoon. Maak elke factuur als UBL, vul het referentieveld met het ordernummer en verstuur via Peppol. Voor de gemeente die nog pdf accepteert, is dezelfde factuur als pdf-bijlage beschikbaar; voor de gemeente die alleen Peppol wil, is er niets extra's nodig.
Winkel Factuur ondersteunt dat zonder aparte inrichting: je kiest per klant Peppol als verzendmethode, het referentieveld staat op de factuur en het UBL-bestand wordt met de verzendbevestiging bewaard. Hoe het versturen zelf gaat, staat stap voor stap in Peppol-factuur versturen.
Wat als een gemeente een eigen portaal eist?
Sommige overheden werken met een leveranciersportaal waarin je facturen moet uploaden of invoeren. Dat is dan vaak een aanvulling op Peppol, niet een vervanging: het portaal accepteert doorgaans ook Peppol-berichten. Vraag het na voordat je facturen gaat overtypen; in de meeste gevallen is de portaalinstructie geschreven voor leveranciers zonder e-facturatie, en geldt hij niet voor wie via Peppol levert.
Blijft het portaal de enige route, dan kun je het UBL-bestand uit je eigen systeem meestal direct uploaden. Dat scheelt overtypen en houdt je nummering doorlopend — het punt dat bij portaalfacturen het vaakst misgaat.