Wat een portaal eigenlijk is
Een inkoopportaal is de brievenbus van de crediteurenadministratie van je klant. Het koppelt elke inkomende factuur aan een inkooporder, controleert bedragen en regels, en zet de factuur in de betaalstroom. Voor de klant scheelt dat handwerk; voor jou verandert er alleen het kanaal waarlangs de factuur binnenkomt. Het portaal is nooit jouw administratie: de factuur moet uit jouw systeem komen, in jouw nummerreeks staan en in jouw archief bewaard blijven. Hoe je die reeks over kanalen heen sluitend houdt, staat in factuurnummering over meerdere kanalen.
Route 1: overtypen in het webformulier
De uitnodiging van het portaal beschrijft meestal alleen deze route: log in, kies de inkooporder, voer de regels in, verstuur. Het werkt, maar je maakt de factuur twee keer — één keer in je eigen systeem voor je administratie, één keer in het portaal voor de klant — en elke afwijking tussen beide is een vraag bij een controle. Bij één factuur per kwartaal is het te overzien; bij een maandelijkse leverancier niet.
Route 2: pdf uploaden
Veel portalen accepteren een pdf-upload en proberen de gegevens automatisch uit te lezen. Dat werkt redelijk voor eenvoudige facturen en slecht voor facturen met veel regels, kortingen of meerdere btw-tarieven: het portaal leest een bedrag verkeerd, de PO-matching faalt en de factuur komt terug. Je bespaart overtypen, maar niet het nawerk.
Eén factuur voor jouw administratie én het portaal van je klant
Winkel Factuur maakt de factuur in jouw reeks, vult het PO-nummer in het referentieveld en verstuurt de UBL via Peppol of stelt hem beschikbaar voor upload. Geen overtypen, geen afkeuringen.
Route 3: e-factuur via UBL of Peppol
De route die portalen zelf het liefst hebben en het minst vermelden: een gestructureerde e-factuur. Vrijwel alle grote portalen zijn aangesloten op Peppol of accepteren een UBL-bestand; je maakt de factuur in je eigen systeem, vult het referentieveld met het inkoopordernummer van de klant en verstuurt hem. Het portaal leest hem foutloos in, de PO-matching slaagt en je administratie en die van de klant tonen dezelfde factuur. De stappen staan in Peppol-factuur versturen.
Vraag bij de uitnodiging dus niet 'hoe log ik in', maar 'wat is jullie Peppol-ID of accepteren jullie UBL-upload'. Het antwoord is bijna altijd ja, en het bespaart je de andere twee routes.
De referentie: waar het bijna altijd op stukloopt
Elk portaal koppelt de factuur aan een inkooporder. Ontbreekt het PO-nummer, staat het in de omschrijving in plaats van in het referentieveld, of wijkt het factuurbedrag af van de order, dan wordt de factuur afgekeurd — soms zonder dat je een melding krijgt. Vraag het PO-nummer bij de opdracht, zet het in het daarvoor bestemde UBL-veld en factureer exact wat op de order staat; meerwerk vraagt om een nieuwe order, niet om een hoger factuurbedrag. Wat er verder op een zakelijke factuur moet, staat in de gids btw-factuureisen.
Winkel Factuur zet per klant de Peppol-ID en de referentie-eis vast, vraagt bij elke factuur om het PO-nummer en verstuurt de UBL via Peppol of stelt hem beschikbaar voor upload. De factuur blijft in je eigen reeks en archief; het portaal krijgt een kopie die het kan lezen.