Verkopen op Hornbach: Facturen, BTW in NL en DE, en Bulkfacturatie

Hornbach als marketplace: twee markten in één kanaal

Hornbach is met vestigingen in Nederland, Duitsland en een reeks andere Europese landen een van de grote spelers in de bouwmarktbranche. Met het openstellen van de webshop voor externe verkopers kunnen derde partijen het assortiment aanvullen: gereedschap, tuin, bouwmaterialen, sanitair, verlichting en installatie.

Voor Nederlandse leveranciers is vooral de Duitse component interessant. Duitsland is de grootste DIY-markt van Europa, en via een bestaand bouwmarktplatform kom je daar binnen zonder eigen merkbekendheid op te bouwen.

De administratieve consequentie
Jij blijft de verkopende partij. Het platform faciliteert, maar jij sluit de overeenkomst met de klant en reikt dus de factuur uit met je eigen bedrijfsgegevens, KvK-nummer en BTW-nummer. En omdat je klanten in twee landen zitten, neem je per order ook een BTW-beslissing.

BTW: Nederland versus Duitsland

Nederlandse klanten
Doe-het-zelf-artikelen vallen onder het algemene tarief van 21%. Vermeld het tarief en het BTW-bedrag apart op de factuur.

Duitse consumenten (B2C)
Hier is de EU-drempel bepalend. Blijft je totale grensoverschrijdende B2C-omzet onder EUR 10.000 per jaar (over al je EU-landen en kanalen samen), dan reken je Nederlandse BTW. Kom je erboven, dan reken je het Duitse tarief: 19% standaard of 7% verlaagd voor specifieke productgroepen. Die Duitse BTW geef je aan via de OSS-regeling bij de Nederlandse Belastingdienst. Zie onze OSS-gids voor webshops.

Duitse zakelijke klanten (B2B)
In de bouwmarktcategorie zijn zakelijke afnemers talrijk: installateurs, aannemers, hoveniers en vastgoedbeheerders. Heeft je klant een geldig Duits BTW-nummer, dan verleg je de BTW: 0% en de vermelding 'btw verlegd' op de factuur. Controleer het nummer via VIES en neem de levering op in je ICP-opgave. Zie ons artikel over intracommunautaire leveringen.

Voorraad in Duitsland
Sla je voorraad op in een Duits magazijn, bijvoorbeeld voor snellere levertijden, dan kan een Duitse BTW-registratie verplicht worden. OSS dekt verkopen, geen voorraadverplaatsingen. Dezelfde valkuil kennen Amazon FBA-verkopers; lees onze Amazon FBA BTW-gids voor de systematiek.

Ook relevant: Duitsland kent eigen regels rond e-facturatie voor B2B. Zorg dat je facturatiesysteem gestructureerde formaten zoals UBL kan leveren. Zie de complete handleiding voor UBL-facturen.

DIY-specifiek: bezorgkosten, deelleveringen en retouren

Bouwmarktproducten zijn zelden klein. Zakken cement, plaatmateriaal, tuinhuisjes en sanitair komen in meerdere colli, soms van meerdere leveranciers, en vaak niet in één keer.

Bezorgkosten
Verzendkosten volgen doorgaans het BTW-tarief van het hoofdproduct. Zet ze als aparte regel op de factuur; bij volumineuze artikelen gaat het om substantiële bedragen en wil je klant zien waar ze vandaan komen.

Deelleveringen
Wordt een order in delen geleverd, dan kun je met deelfacturen werken: per levering factureer je het geleverde deel, met verwijzing naar de totale order. Elke deelfactuur krijgt een eigen uniek factuurnummer. Lees hoe je een deelfactuur maakt.

Retouren
Retouren verwerk je met een creditnota die naar de originele factuur verwijst. Bij een gedeeltelijke retour crediteer je alleen de teruggestuurde regels, met hetzelfde BTW-tarief als op de originele factuur. Zie de handleiding voor creditnota's.

Bij grensoverschrijdende verkoop is dat laatste extra belangrijk: crediteer je een Duitse order tegen het verkeerde tarief, dan klopt je OSS-aangifte niet meer.

Hornbach naast bol.com, Amazon, Shopify en WooCommerce

Een DIY-leverancier die op Hornbach verkoopt, verkoopt vrijwel altijd ook elders: bol.com voor Nederland en België, Amazon.de voor het Duitse publiek, andere bouwmarktkanalen zoals Praxis en Brico, en een eigen webshop op Shopify of WooCommerce.

Die kanalen leveren allemaal orders in een eigen formaat, met verschillende landen en dus verschillende BTW-tarieven. De EUR 10.000-drempel telt daarbij over alles samen, niet per kanaal. Zonder centrale administratie ontdek je pas achteraf dat je halverwege het jaar van tarief had moeten wisselen.

Wat je centraal regelt
• Een doorlopende factuurnummerreeks over alle kanalen; zie de regels voor factuurnummers.
• BTW-bepaling op land en klanttype, niet per platform.
• Omzetregistratie per land, zodat je de drempel ziet aankomen.
• Een export in UBL of CSV, met uitsplitsing per land en tarief voor je OSS-aangifte. Zie ons artikel over de OSS-aangifte per land en tarief.

Verkoop je ook via de Maxeda-kanalen? Lees dan ook ons artikel over verkopen op Praxis en Brico.

Facturen in bulk maken over twee landen heen

Bij internationale verkoop is elke factuur ook een fiscale beslissing. Dat handmatig doen werkt tot enkele tientallen orders per maand; daarna is het een risico in plaats van een taak.

Het proces
1. Orders komen binnen vanuit Hornbach, bol.com, Amazon, Shopify of WooCommerce.
2. Per order wordt op basis van land en klanttype het juiste tarief bepaald: Nederlandse BTW, Duitse BTW via OSS, of verlegging bij B2B.
3. Elke factuur krijgt een uniek nummer uit een gedeelde, doorlopende reeks.
4. Deelleveringen worden deelfacturen, retouren worden creditnota's.
5. Je exporteert alles als UBL of CSV, met uitsplitsing per land en tarief.

Voor Hornbach werkt Winkel Factuur via een algemene koppeling en import/export, zoals voor elk kanaal waarvoor geen directe integratie beschikbaar is.

Conclusie

Hornbach geeft Nederlandse DIY-leveranciers toegang tot zowel de eigen markt als de grootste doe-het-zelf-markt van Europa. Die kans is reëel, maar hij komt met een grensoverschrijdende BTW-administratie vanaf de eerste Duitse order.

De regels op een rij: 21% voor Nederlandse klanten; voor Duitse consumenten Nederlandse BTW tot de EUR 10.000-drempel en daarboven 19% of 7% via OSS; verlegging bij Duitse zakelijke klanten met geldig BTW-nummer; en let op als je voorraad in Duitsland gaat opslaan.

Regel je dat vanuit een centrale facturatie met bulkverwerking, dan is het toevoegen van een land vooral een commerciële beslissing.